Työpöytäni oli jono keltaisia lappuja, eikä silti tullut tehtyä sitä mikä oikeasti merkitsi. Kaikki tuntui yhtä tärkeältä.
Kollega mainitsi Eisenhower-matriisin ohimennen. Ei sovelluksena, ei kurssina – pelkkänä yksinkertaisena nelijakona: mikä on kiireellistä ja mikä tärkeää. Testasin sitä samana iltapäivänä, en hienossa työkalussa vaan tyhjässä taulukossa.
Ero oli melkein noloa selvä. Puolet »kiireellisistä« asioistani eivät olleet lainkaan tärkeitä. Ne vain veivät ajan siltä mikä oli.
Siinähän se koko pointti on.
Moni luulee tarvitsevansa maksullisen tehtäväsovelluksen tähän. Ei tarvitse. Eisenhower-matriisi on suosittu juuri siksi, että se on niin yksinkertainen että toimii lautasliinalla – ja vielä paremmin Excelissä, missä se voi laskea priorisoinnin puolestasi.
Tässä oppaassa käyn läpi neljä ruutua, miten rakennat matriisin Excelissä niin että se luokittelee tehtävät automaattisesti, ja miten lisäät työ/vaikutus-matriisin päälle löytääksesi nopeat voitot. Lopuksi sinulla on priorisointijärjestelmä jonka omistat itse.
Sisältö
Neljä ruutua – lyhyesti
Koko matriisi nojaa kahteen kysymykseen jokaisesta tehtävästä: onko se kiireellinen, ja onko se tärkeä? Ristiin nämä kaksi, ja saat neljä ruutua – kullakin oma toimintatapa.
Tee heti
Kriisit ja deadlinet joilla on aito seuraus. Hoida ne ensin – mutta älä anna niiden täyttää koko päivää.
→ TeeAikatauluta
Täällä asuu pitkäjänteinen, joka oikeasti vie sinua eteenpäin. Varaa aikaa ennen kuin niistä tulee kriisejä.
→ AikataulutaDelegoi
Keskeytykset ja pyynnöt jotka kiireellisiä jollekin muulle. Anna eteenpäin missä voit.
→ DelegoiEliminoi
Ajanvarkaat ilman arvoa. Rohkein teko on poistaa ne kokonaan.
→ EliminoiUseimmat elävät ruudussa 1 ja 3 – jatkuvaa palonsammutusta. Salaisuus on siirtää enemmän aikaa ruutuun 2, missä tärkeä mutta ei-kiireellinen asuu. Siellä varsinainen työ tapahtuu.
Näin rakennat matriisin Excelissä
Et tarvitse muuta kuin yksinkertaisen listan. Loput Excel laskee.
Tee tehtävälista
Yksi rivi per tehtävä kahdella yksinkertaisella sarakkeella: »Kiireellinen?« ja »Tärkeä?«. Käytä pudotusvalikkoja Kyllä/Ei niin se käy nopeasti ja pysyy johdonmukaisena.
Anna kaavan asettaa kategoria
JOS-kaava lukee kaksi saraketta ja kirjoittaa Tee heti, Aikatauluta, Delegoi tai Eliminoi. Ei manuaalista lajittelua.
Laske ruuduittain
LASKE.JOS-kaavalla näet montako tehtävää on kussakin ruudussa. Usein se on ensimmäinen kerta kun näet kuinka vinosti ne todella jakautuvat.
Aseta pieni näyttötaulu ylimmäksi
Pylväskaavio jakaumasta, niin näet yhdellä silmäyksellä kulutatko päivät »Tee heti« vai »Aikatauluta« -ruutuun.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa matriisipohja →
Kaava joka luokittelee automaattisesti
Ydin on yksi sisäkkäinen JOS-kaava joka kääntää kaksi kyllä/ei-vastausta oikeaan ruutuun:
Lukee »Kiireellinen?« ja »Tärkeä?« ja asettaa kategorian. Vedä alaspäin koko listan.
Laskee tehtävät kussakin ruudussa – näyttötaulun pohja.
Työ vs vaikutus – löydä nopeat voitot
Eisenhower kertoo mikä on tärkeää, mutta ei kuinka paljon sen tekeminen maksaa. Siksi lisään aina toisen matriisin: työ vastaan vaikutus. Se jakaa tehtävät neljään uuteen ruutuun.
Quick Win
Tee nämä ensin. Eniten irti ajasta – poimi matalalla roikkuvat hedelmät.
Suuri projekti
Sen arvoista, mutta vaatii suunnittelua. Pilko osiin.
Täytetehtävä
Ok tehdä kun on vapaa hetki, mutta ei koskaan priorisoitu.
Vältä
Pahin yhdistelmä. Paljon työtä, vähän irti. Pysy kaukana.
Excelissä annat kullekin tehtävälle pisteet työstä ja vaikutuksesta, ja annat kaavan sijoittaa sen. Kun yhdistät kaksi matriisia, näet paitsi mikä on tärkeää – myös mitkä tärkeät asiat antavat eniten irti työstä.
Excel vai maksullinen sovellus?
Hyviä tehtäväsovelluksia on monia, ja isoille tiimeille jaettuine projekteineen ne voivat olla rahan arvoisia. Mutta oman viikkosi priorisointiin? Silloin totuus on, että sovellus antaa harvoin mitään mitä taulukko ei anna – se vain lisää tilauksen ja kirjautumisen päälle.
Eisenhower-matriisin vahvuus on juuri yksinkertaisuus. Se toimii paperilla, ja vielä paremmin Excelissä, missä se voi laskea ja visualisoida puolestasi ilman että luovutat tietojasi tai maksat kuukausittain. Aloita siitä. Jos tarvitset enemmän myöhemmin, tiedät ainakin tarkalleen mitä tarvitset.
Yleiset virheet priorisoinnissa
Sekoittaa »kiireellisen« ja »tärkeän«
Suurin osa kiireellisestä on kiireellistä jollekin muulle. Kysy aina: merkitseekö tämä omille tavoitteilleni, vai vain jollekulle joka nalkuttaa?
Jättää ruudun 2 tyhjäksi
Tärkeä joka ei kiireellistä on ensimmäinen joka jää kun päivä ruuhkautuu. Varaa sille aikaa tahallasi, muuten kaikki on palonsammutusta.
Kieltäytyy eliminoimasta
Ruutu 4 on olemassa tyhjennettäväksi. Jos et pysty viivaamaan mitään yli, et ole priorisoinut – olet vain tehnyt pidemmän listan.
Pohja jota käytän tähän
Valmis priorisointimatriisi Excelissä, jossa tehtävät luokitellaan automaattisesti sekä Eisenhower- että työ/vaikutus-matriisiin, pistelaskennalla ja näyttötaululla joka näyttää jakauman. Kirjaat vain tehtävät. Ei makroja, ei sovellusta.
Usein kysytyt kysymykset
Et. Matriisi on tarkoituksella niin yksinkertainen että toimii paperilla – ja vielä paremmin Excelissä, missä se voi luokitella ja laskea tehtävät puolestasi automaattisesti. Maksullinen sovellus antaa harvoin mitään lisää henkilökohtaiseen priorisointiin.
Tee heti (kiireellinen + tärkeä), Aikatauluta (tärkeä, ei kiireellinen), Delegoi (kiireellinen, ei tärkeä) ja Eliminoi (ei kumpaakaan). Kullakin ruudulla on oma suositeltu toimintatapa.
Sisäkkäinen JOS-kaava joka lukee sarakkeet »Kiireellinen?« ja »Tärkeä?« ja kirjoittaa oikean kategorian. LASKE.JOS laskee sitten montako on kussakin ruudussa.
Eisenhower lajittelee kiireellinen/tärkeä mukaan. Työ/vaikutus-matriisi lajittelee sen mukaan kuinka paljon työtä tehtävä vaatii vastaan kuinka paljon se antaa. Yhdistettynä löydät tärkeät tehtävät jotka ovat myös nopeita voittoja.