Julkaisimme kolme postausta yhtenä päivänä emmekä mitään kahteen viikkoon. Emme siksi että olisimme laiskoja, vaan siksi ettei kenelläkään ollut käsitystä mitä piti tulla ulos ja milloin.
Sisältö oli hajallaan kaikkialla: pari luonnosta sähköpostissa, idea lapulla, kuva kansiossa jota kukaan ei löytänyt. Tuloksena oli nykivää julkaisua – paljon kerralla, sitten hiljaisuus. Juuri sitä mistä algoritmit pitävät vähiten.
Toimisto tarjosi meille suunnittelutyökalua tilausmaksulla per käyttäjä. Emme tarvinneet sitä. Tarvitsimme nähdä koko kuukauden yhdellä ruudulla.
Sen saimme taulukossa yhden iltapäivän aikana.
Julkaisukalenteri ei ole monimutkainen työkalu – se on yleiskuva. Mitä tulee ulos, millä kanavalla, minä päivänä, ja mahtuuko teksti rajaan. Kaiken tämän Excel tekee erinomaisesti, ilman kirjautumista ja ilman kuukausimaksua.
Tässä oppaassa näytän miten rakennat julkaisukalenterin Excelissä ideapankilla ja automaattisella merkkilaskurilla kanavittain, miten saat kuukausikatsauksen joka oikeasti tuo virtaa, ja milloin oma ohjelmisto on rahan arvoinen. Lopuksi lopetat nykivän julkaisun.
Sisältö
Miksi suunnitelma voittaa spontaanin julkaisun
Spontaani julkaisu tuntuu tuottavalta, mutta on sitä harvoin. Julkaiset kun inspiraatio iskee, ja sitten on tyhjää kun se ei iske. Seuraajat saavat epätasaista virtaa, ja sinä itse menetät käsityksen siitä mitä oikeasti on ollut ulkona.
Suunnitelma ratkaisee kaksi asiaa kerralla: se tasaa julkaisun ja vapauttaa pään. Kun ensi viikon postaukset ovat jo rivissä, sinun ei tarvitse keksiä mitään viime tipassa. Muokkaat sen sijaan että improvisoit – ja se näkyy laadussa.
Hienoa on, ettet tarvitse järjestelmää tähän. Tarvitset taulukon oikeilla sarakkeilla.
Näin rakennat kalenterin Excelissä
Tee itse julkaisukalenteri
Yksi rivi per postaus: päivä, kanava, aihe, teksti, tila (idea / luonnos / valmis / julkaistu) ja linkki. Käytä pudotusvalikkoja kanavalle ja tilalle niin se käy nopeasti.
Aseta kanavat rajoineen
Pieni asetustaulukko jossa kullakin kanavalla on ohjeellinen merkkiraja. Silloin merkkilaskuri voi verrata automaattisesti.
Tee kuukausikatsaus
Taulukko jossa päivät alaspäin ja kanavat sivuun, niin näet koko kuukauden koottuna ja huomaat aukot ja ruuhkat yhdellä silmäyksellä.
Lisää koontinäyttö
Postausten määrä kanavittain ja tiloittain. Nyt näet julkaisetko tasaisesti vai kasaantuuko kaikki perjantaille.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa julkaisukalenteri-pohja →
Automaattinen merkkilaskuri kanavittain
Yleisin moka sosiaalisessa mediassa on teksti joka katkeaa kesken lauseen koska se on liian pitkä kanavalle. Se on turhaa – Excel voi laskea merkit puolestasi PITUUS-funktiolla.
Laskee merkkien määrän luonnoksessa. Vertaa kanavan rajaan JOS-kaavalla.
Merkitsee automaattisesti kun teksti ylittää valitun kanavan rajan.
Rajat vaihtelevat alustojen välillä ja muuttuvat aika ajoin, joten käytä niitä ohjeellisina – älä faktoina. Pieni valikoima asetustaulukkoa varten:
| Kanava | Ohjeellinen merkkiraja |
|---|---|
| X (Twitter) | ~280 |
| Instagram (kuvateksti) | ~2 200 |
| LinkedIn (postaus) | ~3 000 |
| käytännössä vapaa |
Ideapankki joka ei lopu koskaan
Pahin tila on tyhjä suunnitelma ja deadline. Siksi ideapankki on koko kokoonpanon aliarvostetuin välilehti. Joka kerta kun idea pulpahtaa – suihkussa, kokouksessa, kesken keskustelun – kirjoitat sen omaan listaan.
Kun suunnitelma alkaa ohentua, haet sieltä. Et suunnittele enää tyhjästä vaan poimit listasta jonka olet jo täyttänyt. Se on ero sisällön metsästämisen ja sen hallinnoinnin välillä.
Excel vai oma ohjelmisto?
Isoilla suunnittelutyökaluilla on yksi aito etu: ne voivat julkaista automaattisesti tileillesi. Jos sinun pitää julkaista kiinteinä kellonaikoina monelle tilille joka päivä, se on rahan arvoista.
Mutta itse suunnittelu – mitä, milloin, mikä kanava, kuinka pitkä – ei vaadi ohjelmistoa. Se on yleiskuva, ja yleiskuva asuu erinomaisesti taulukossa jonka omistat itse. Aloita siitä. Jos kasvat manuaalisesta julkaisusta ulos, tiedät tarkalleen mistä maksat.
Yleiset virheet julkaisukalenterissa
Suunnittelee ilman ideapankkia
Ilman ideavarastoa joudut paniikkitilaan joka viikko. Täytä ideapankki kun inspiraatio on, ei kun deadline on.
Sivuuttaa merkkirajat
Katkennut teksti näyttää epäammattimaiselta. Anna PITUUS-kaavan varoittaa ennen julkaisua, ei jälkeen.
Kasaa kaiken samalle päivälle
Viisi postausta perjantaina ja hiljaisuus loppuviikon antaa epätasaisen kattavuuden. Käytä kuukausikatsausta sisällön levittämiseen.
Pohja jota käytän tähän
Valmis julkaisukalenteri Excelissä, jossa on 100 riviä sisällölle, 9 kanavaa automaattisella merkkilaskurilla, ideapankki 50 idealle, kuukausikatsaus kanavittain ja koontinäyttö. Kirjaat vain sisällön – loput laskee ja visualisoi itsensä. Ei makroja, ei tilausta.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Itse suunnittelu – mitä, milloin, mikä kanava ja kuinka pitkä – ei vaadi ohjelmistoa. Excel antaa yleiskuvan, ideapankin ja automaattisen merkkilaskurin. Oma ohjelmisto tarvitaan vasta kun haluat julkaista automaattisesti monelle tilille.
PITUUS-funktiolla. Se laskee merkkien määrän tekstissä, ja JOS-kaavaan yhdistettynä se voi merkitä kun luonnos on liian pitkä valitulle kanavalle.
Vähintään: päivä, kanava, aihe, itse teksti, tila ja linkki. Lisäksi ideapankki ja kuukausikatsaus tekevät kalenterista virtaa tuovan eikä vain yhden listan lisää.
Rajat muuttuvat aika ajoin, joten käytä niitä ohjeellisina ja tarkista voimassa olevat luvut alustalta. Excelissä muutat vain arvon asetustaulukossa, niin merkkilaskuri seuraa perässä.