Tuttu yrittäjä soitti turhautuneena: hallitus halusi myyntiraportin maanantain kokoukseen, ja hän oli juuri saanut tarjouksen CRM-järjestelmästä – kymmeniä euroja kuukaudessa per käyttäjä, päälle käyttöönottomaksu.
Hänellä oli sinä kuukautena neljä asiakasta. Ja yksi myyjä – hän itse.
Hän ei tarvinnut CRM:ää. Hän tarvitsi yleiskuvan: mitä on myyty, kenelle, ja ollaanko yli vai alle budjetin. Ne ovat kaksi aivan eri asiaa, mutta ne menevät jatkuvasti sekaisin – ei vähiten siksi, että puoli internetiä on täynnä toimittajia, jotka mielellään myyvät sinulle sen kalliin vaihtoehdon.
Istuimme alas yhden iltapäivän. Tilaukset olivat laskutusohjelmassa ja osa sähköpostissa. Reilun tunnin kuluttua hänellä oli myyntiraportti tunnusluvuilla, kuukausinäkymä budjettia vasten ja pieni dashboard – kaikki Excelissä, ilman euroakaan kuukausimaksua.
Eikä hän ole poikkeus. Erään Taloustutkimuksen kyselyn mukaan (2018) jopa 40 prosenttia 50–249 hengen suomalaisyrityksistä ei käytä lainkaan CRM-järjestelmää. Suomalaiset luottavat myynnin seurannassa yhä Exceliin – ja useimmiten ihan hyvästä syystä.
Tässä oppaassa käyn läpi mitkä tunnusluvut myyntiraportti oikeasti tarvitsee, miten rakennat sen Excelissä vaihe vaiheelta, kaavat jotka tekevät työn automaattisesti, ja – yhtä tärkeää – miten tiedät milloin olet kasvanut taulukosta ulos. Lopuksi sinulla on raportti, jonka päivität minuuteissa.
Sisältö
- Myytti siitä, että tarvitset CRM:n
- Tunnusluvut jotka myyntiraportti oikeasti tarvitsee
- Näin rakennat sen Excelissä – vaihe vaiheelta
- Kaavat jotka tekevät työn automaattisesti
- Excel vai CRM? Näin tiedät milloin on aika
- Tietosuoja: asiakasrekisteri Excelissä
- Yleiset virheet jotka pilaavat luvut
- Usein kysytyt kysymykset
Myytti siitä, että tarvitset CRM:n
Hae sanoilla »myyntiraportti« tai »CRM pienyritykselle«, ja hukut artikkeleihin siitä, miksi taulukkolaskenta on toivotonta ja miksi tarvitset ohjelmiston muutamalla kympillä kuussa per työntekijä. Se ei ole sattumaa. Suurin osa noista jutuista on niiden kirjoittamia, jotka myyvät sitä CRM:ää.
Ja heillä on pointti – isoille, kasvaville myyntitiimeille. Mutta kiinnostavaa on se, minkä he myöntävät rivien välistä: CRM kannattaa, kun sinulla on paljon asiakkaita, useita myyjiä ja monimutkaisia myyntiprosesseja. Jos sinulla on kourallinen kauppoja kerrallaan ja pieni tiimi, Excel tekee tasan sen mitä pitää.
Maksullinen CRM maksaa Suomessa tyypillisesti 15–80 euroa per käyttäjä kuukaudessa. Pipedrive alkaa noin 15 eurosta, Bigin by Zoho seitsemästä. Lisää siihen käyttöönotto ja koulutus – ratkaisemaan ongelmaa, jonka taulukko hoitaa ilmaiseksi.
Tunnusluvut jotka myyntiraportti oikeasti tarvitsee
Myyntiraportti ei ole datakaatopaikka. Sen pitää vastata neljään kysymykseen: Paljonko myimme? Teimmekö sillä rahaa? Ollaanko oikeassa suhteessa budjettiin? Ja kuka ja mikä ajaa lukuja? Kaikki muu on koristetta.
Käytännössä riittää kourallinen tunnuslukuja:
| Tunnusluku | Mihin se vastaa | Haetaan kaavalla |
|---|---|---|
| Liikevaihto | Paljonko myimme yhteensä ja per kuukausi | SUMMA.JOS.JOUKKO |
| Kate / myyntikate | Teimmekö rahaa, emme vain liikevaihtoa | liikevaihto − ostohinta |
| Budjettipoikkeama | Ollaanko yli vai alle suunnitelman | toteuma − budjetti |
| Top-tuotteet | Mikä ajaa myyntiä | SUURI + järjestys |
| Top-asiakkaat | Kuka ajaa myyntiä | SUMMA.JOS.JOUKKO per asiakas |
Siinä on koko ydin. Viisi lukua, jotka kertovat enemmän kuin useimmat dashboardit kahdellakymmenellä kaaviolla. Loput – trendit, ennusteet, pipeline – lisäät kun oikeasti tarvitset, et ennen.
Näin rakennat sen Excelissä – vaihe vaiheelta
Tässä on se kokoonpano, jonka kävin läpi tutun yrittäjän kanssa. Varaa niukka tunti ensimmäisellä kerralla. Sen jälkeen päivitys on vain uusien tilausten liittämistä.
Tee yksi puhdas datataulukko tilauksille
Yksi rivi per tilaus, kiinteät sarakkeet: päivä, asiakas, tuote, määrä, hinta, ostohinta. Tämä taulukko on ainoa lähde – kaikki muu laskee itsensä täältä. Älä sekoita summia tai värejä tähän.
Aseta asetukset ja budjetti
Pieni taulukko kuukausibudjetilla ja tuotelistalla. Näin raportti voi verrata toteutunutta myyntiä suunnitelmaan ilman että syötät mitään kahdesti.
Rakenna kuukausiraportti kaavalla SUMMA.JOS.JOUKKO
Taulukko, jossa kuukaudet alaspäin ja liikevaihto, kate ja budjettipoikkeama sivusuunnassa. Kaavat hakevat luvut datataulukosta automaattisesti. Tämä on raportin sydän.
Lisää tuote- ja asiakasanalyysi
Kaksi lyhyttä taulukkoa, jotka järjestävät top-tuotteet ja top-asiakkaat. Täältä näet sekunneissa mikä ja kuka oikeasti ajaa liikevaihtoa.
Aseta dashboard ylimmäksi
Kolme–neljä kaaviota, jotka lukevat taulukoita: liikevaihto per kuukausi, budjettia vasten, ja top viisi tuotetta. Nyt sinulla on raportti, jonka voit näyttää kokouksessa häpeämättä.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa myyntiraportti-pohja →
Kaavat jotka tekevät työn automaattisesti
Koko raportti lepää oikeastaan yhden työjuhdan kaavan varassa. Kun opit sen, hallitset loput.
Liikevaihto per kuukausi
SUMMA.JOS.JOUKKO (suomenkielinen nimi kaavalle SUMIFS) summaa kaikki tietyn kuukauden tilaukset:
Summaa myyntisumman kaikille tilauksille kahden päivämäärän väliltä. Vedä kaava alaspäin joka kuukaudelle.
Kate ja budjettipoikkeama
Loput on pelkkää laskutoimitusta sillä, minkä jo haet:
Myyntikate – se, mikä oikeasti kertoo teetkö rahaa.
Budjettipoikkeama. Positiivinen luku = yli suunnitelman, negatiivinen = alle.
Ja siinä se. Ei makroja, ei lisäosia, ei mitään mikä vaatisi lisenssin. Pelkkiä kaavoja, jotka ovat toimineet Excelissä kaksikymmentä vuotta ja toimivat seuraavat kaksikymmentä.
Excel vai CRM? Näin tiedät milloin on aika
En aio väittää, että Excel voittaa aina. Ei se voita. Pointti on vaihtaa silloin, kun sinä olet kasvanut taulukosta ulos – ei silloin, kun myyjä sanoo niin. Tässä on rehellinen raja:
| Tilanteesi | Excel riittää | Aika siirtyä CRM:ään |
|---|---|---|
| Asiakkaiden määrä | Alle ~50 aktiivista | Satoja, kasvaa |
| Myyjien määrä | 1–2 henkilöä | Tiimi joka jakaa asiakkaita |
| Seuranta | Muistat missä kukin asiakas menee | Hukkaat tiedon kenelle pitää soittaa |
| Myyntiprosessi | Yksinkertainen, vähän vaiheita | Pitkä pipeline, monta vaihetta |
| Integraatiot | Manuaalinen liittäminen riittää | Tarvitset automaattisen kytkennän kauppaan/sähköpostiin |
Tunnistatko itsesi vasemmasta sarakkeesta useimmilla riveillä? Silloin taulukko ei ole välttämätön paha – se on oikea työkalu. Jos nojaat oikealle monella rivillä, se on aito signaali, ja silloin CRM:n rahat ovat hyvin käytetyt.
Tietosuoja: asiakasrekisteri Excelissä
Yksi asia, jota CRM-toimittajat mielellään korostavat, on tietosuoja. Ja se on aito velvoite – mutta se seuraa sinua välineestä riippumatta, myös Excelissä. Hyvä uutinen on, että taulukko on täysin sallittu, ja pienelle yritykselle vaatimukset ovat usein kevyemmät kuin luullaan.
Seloste käsittelytoimista – ja pienyrityksen poikkeus
»Alle 250 työntekijää omaavaa yritystä tai järjestöä ei velvoiteta tekemään selostetta käsittelytoimista, paitsi jos sen suorittama käsittely todennäköisesti aiheuttaa riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, käsittely ei ole satunnaista tai käsittely kohdistuu erityisiin tietoryhmiin…«
Toisin sanoen: tavallinen asiakasrekisteri Excelissä pienessä yrityksessä ei useinkaan vaadi muodollista selostetta. Tietosuojavaltuutetun toimisto tarjoaa siihen jopa oman Excel-mallipohjan. Yleiset periaatteet pätevät silti aina – käyttötarkoitussidonnaisuus ja tietojen minimointi.
Lue Tietosuojavaltuutetulta →Et siis riko tietosuojasääntöjä käyttämällä Exceliä. Rikot niitä olemalla huolimaton tietojen kanssa – oli ne sitten taulukossa tai kalliissa järjestelmässä. Säilytä tiedosto turvallisesti, anna pääsy vain niille jotka tarvitsevat, ja siivoa pois vanhat tiedot joita et enää tarvitse.
Yleiset virheet jotka pilaavat luvut
Useimmat myyntiraportit Excelissä eivät kaadu kaavoihin, vaan rakenteeseen. Nämä toistuvat:
Sekoittaa datan ja raportin samaan taulukkoon
Pidä raakadata puhtaana ja erillään. Sillä hetkellä kun kirjoitat summia tai värejä datalistaan, kaavoihin ei voi enää luottaa.
Epäjohdonmukaiset asiakas- ja tuotenimet
»Oy Virtanen Ab« ja »oy virtanen ab« lasketaan kahdeksi eri asiakkaaksi kaavalle SUMMA.JOS.JOUKKO. Käytä pudotusvalikkoja, niin nimet kirjoitetaan aina samoin.
Päivämäärät tallennettu tekstinä
Näyttävät päivämääriltä, mutta eivät käyttäydy niin. Silloin kuukausikaavat eivät suodata oikein. Tarkista että ne ovat oikealle tasattuja – aidot päivämäärät ovat.
Raportoi liikevaihdon ilman katetta
Korkea liikevaihto matalalla katteella ei ole hyvä kauppa. Jos et ota ostohintaa mukaan, tappioprojekti näyttää menestykseltä.
Pohja jota käytän tähän
Valmis myyntiraportti Excelissä tunnusluvuilla, kuukausiraportilla budjettia vasten, tuote- ja asiakasanalyysilla ja dashboardilla – kaikki kytkettynä. Liität tilaukset, ja luvut päivittävät itsensä. Ei makroja, ei kuukausimaksua.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Pienelle yritykselle, jolla on muutama myyjä ja alle viisikymmentä aktiivista asiakasta, Excel antaa kaiken tarvittavan: liikevaihdon, katteen, budjettipoikkeaman sekä top-asiakkaiden ja -tuotteiden analyysin. CRM tulee tarpeelliseksi vasta kun myyntitiimi ja asiakaskunta kasvavat.
Varaa noin tunti ensimmäisellä kerralla, jos rakennat alusta. Sen jälkeen päivitys on vain uusien tilausten liittämistä datataulukkoon – kaavat hoitavat loput.
SUMMA.JOS.JOUKKO. Se summaa myynnin kuukauden, asiakkaan tai tuotteen mukaan ja on lähes kaikkien tunnuslukujen selkäranka. Kun opit sen, hallitset loput raportista.
Kyllä. Tietosuojavaltuutettu ei aseta vaatimuksia siitä, mitä välinettä käytät – taulukko on täysin sallittu. Alle 250 työntekijän yrityksiltä ei useinkaan vaadita edes muodollista selostetta käsittelytoimista, kunhan et käsittele erityisiä tietoryhmiä. Yleiset periaatteet pätevät kuitenkin aina.
Kun hukkaat seurannan, sinulla on useita myyjiä jotka jakavat asiakkaita, pitkä myyntipipeline, tai tarvitset automaattisen kytkennän kauppaan ja sähköpostiin. Siihen asti Excel on yleensä oikea – ja edullisin – valinta.