Lasku tuli sähköpostiin kuukauden ensimmäisenä päivänä, kuten aina. Projektinhallintaohjelmisto, kuusi käyttäjää, vaikka projekti oli ollut tauolla koko edellisen kuukauden.
Olimme ottaneet työkalun käyttöön yhtä isoa projektia varten. Se loppui, mutta tilaus ei. Maksoimme käyttäjäkohtaista kuukausimaksua näkymästä, jota kukaan ei enää avannut — koska tilauksen lopettaminen oli jäänyt kenenkään tehtävälistalle kuulumatta.
Kun seuraava projekti alkoi, rakensin koko suunnitelman Exceliin yhtenä iltapäivänä: tehtävät, Gantt, Kanban-taulu ja riskianalyysi samaan tiedostoon. Kertamaksu, ei jatkuvaa laskua.
Tilaus, jota et lopeta, on kalliimpi kuin työkalu, jota et osta.
Tämä on tuttua monelle. Projektin hallintaan haluttaisiin selkeä näkymä, mutta tarjolla on joko ilmaisia Gantt-malleja jotka eivät tee paljon muuta kuin piirrä aikajanan, tai täysiverisiä projektialustoja jotka laskuttavat per käyttäjä, per kuukausi, loputtomiin. Ja harva huomaa: jos projektiin osallistuu työntekijöitä, työturvallisuuslain 10 § velvoittaa arvioimaan työn vaarat — käytettiin mitä työkalua tahansa.
Tässä oppaassa näytän, miten rakennat projektisuunnitelman Exceliin: Gantin viikoittain, Kanban-taulun käynnissä oleville tehtäville ja riskianalyysin joka kattaa lain vaatimuksen — kaikki yhdellä maksulla, ilman kuukausilaskua.
Parin oman version jälkeen päädyin lopulta tähän valmiiseen Excel-pohjaan — automaattinen Gantt 52 viikolle, Kanban-taulu ja riskianalyysi 5×5 valmiina.
Projektiohjelmisto voi olla oikea valinta — silloin kun sinulla on jatkuva virta rinnakkaisia projekteja, iso tiimi joka muokkaa samaa näkymää päivittäin, ja tarve automaattisille muistutuksille ja integraatioille. Silloin se maksaa itsensä takaisin.
Ongelma on hinnoittelumalli pienelle toimijalle. Maksu on tyypillisesti per käyttäjä, per kuukausi. Se ei katso, kuinka aktiivisesti työkalua käytetään — lasku on sama kiireisenä projektikuukautena ja silloin, kun projekti on tauolla. Kustannus kasvaa tiimin mukana eikä lopu koskaan itsestään.
Yksittäiseen, rajattuun projektiin tarvitset oikeastaan vain kolme asiaa: tehtävät vastuineen ja aikatauluineen, näkymän siihen mikä on käynnissä juuri nyt, ja arvion siitä mikä voi mennä pieleen. Mikään näistä ei vaadi pilvialustaa.
Tässä Excel sopii pienelle ja keskisuurelle projektille. Kaava piirtää Gantin, Kanban-näkymä pitää käynnissä olevat tehtävät hallinnassa, ja tiedosto on sinun — ei toimittajan, jonka hinnoittelu voi muuttua ensi vuonna.
Projektisuunnitelma ei ole tehtävälista. Se on ohjausväline. Hyvä suunnitelma vastaa siihen mitä tehdään, milloin, kuka vastaa — ja mikä voi mennä pieleen.
Kiinteät rakennuspalikat ovat:
Viimeinen ei ole vapaaehtoinen, jos projektiin osallistuu työntekijöitä. Työturvallisuuslain 10 § velvoittaa työnantajan järjestelmällisesti selvittämään ja arvioimaan työstä aiheutuvat vaarat. Projektisuunnitelman riskianalyysi 5×5 on juuri tällainen arviointi — tehtävä- tai vaihekohtaisesti, samassa tiedostossa kuin aikataulu, eikä erillisenä asiakirjana joka unohtuu.
Yksi havainto kentältä: riski kannattaa kiinnittää yksittäiseen tehtävään, ei projektiin yleisesti. "Projektissa on riskejä" ei ohjaa mitään. "Asennusvaiheessa työskennellään korkealla" kertoo, mihin vaiheeseen toimenpide kohdistuu ja milloin se on ajankohtainen.
Tässä on se, mitä pelkkä Gantt-malli ei näytä. Gantt kertoo milloin tehtävä tapahtuu, Kanban kertoo missä tilassa se on juuri nyt. Samat tehtävät, kaksi näkymää. Alla sama projekti molemmin tavoin — huomaa miten "Asennus" näkyy sekä Kanbanin sarakkeessa että Gantin palkkina:
| Tehtävä | v.18 | v.19 | v.20 | v.21 | v.22 | v.23 | v.24 | v.25 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Esiselvitys | ||||||||
| Purku ja pohjatyöt | ||||||||
| Asennus | ||||||||
| Testaus | ||||||||
| Luovutus |
Huomaa "Purku ja pohjatyöt": Kanbanissa se on jo Valmis-sarakkeessa, mutta sille on merkitty korkea riski. Se on tahallista — valmis tehtävä voi silti olla se, jonka riskien arviointi piti dokumentoida ennen aloitusta. Kanban kertoo tilan, riskimerkintä muistuttaa lain vaatimuksesta.
Käytännössä Kanban on se näkymä, jota katsot päivittäin (mitä teen tänään), ja Gantt se, jota katsot viikoittain (ollaanko aikataulussa). Kun ne ovat samassa tiedostossa ja samoista tehtävistä, et ylläpidä kahta totuutta.
Rakenne, joka tekee suunnitelmasta toimivan, perustuu siihen että Gantt piirtyy kaavalla — ei käsin täyttäen. Silloin palkki siirtyy itsestään, kun muutat viikkoa.
Merkitsee viikon, jos se on alku- (C) ja loppuviikon (D) välissä. Ehdollinen muotoilu värittää "x"-solut palkiksi.
| Tehtävä | Alku | Loppu | v.20 | v.21 | v.22 |
|---|---|---|---|---|---|
| Pohjatyöt | v.20 | v.21 | x | x | |
| Asennus | v.22 | v.23 | x |
Kanban-taulu rakennetaan samoista tehtävistä: tila-sarake (Jonossa / Työn alla / Valmis) pudotusvalikkona, ja suodatus tai ehdollinen muotoilu ryhmittelee kortit. Riskianalyysi on oma välilehtensä, jossa jokainen riski kiinnitetään tehtävään.
Riskiluku = todennäköisyys × seuraus (5×5-matriisi). Ehdollinen muotoilu korostaa korkean riskin punaisella.
| Tehtävä | Tod.näk. | Seuraus | Riski | Taso |
|---|---|---|---|---|
| Purku ja pohjatyöt | 4 | 5 | 20 | Korkea |
| Asennus | 3 | 3 | 9 | Kohtalainen |
| Esiselvitys | 1 | 2 | 2 | Matala |
Rehellinen artikkeli kertoo molemmat puolet. Excel ei ole aina vastaus — mutta pienelle projektille se on useammin oikea kuin luullaan. Tässä nopea jako:
| Tilanne | Excel-pohja sopii | Projektiohjelmisto kannattaa |
|---|---|---|
| Projektien määrä | Yksi tai muutama kerrallaan | Monta rinnakkaista, salkku |
| Tiimi | Pieni, yksi omistaa suunnitelman | Suuri, moni muokkaa samaan aikaan |
| Reaaliaikainen yhteistyö | Harvoin tarpeen | Päivittäin, ratkaisevaa |
| Kustannus | Kertamaksu | Per käyttäjä, per kuukausi, jatkuva |
| Tiedon omistus | Tiedosto on sinun | Toimittajan pilvessä |
Kustannus ratkaisee usein. Maksulliset työkalut hinnoitellaan per käyttäjä per kuukausi; ilmaisversiot riittävät hetken mutta loppuvat rajattuun käyttäjämäärään. Muutaman hengen tiimille rajatussa projektissa kertamaksullinen pohja tulee halvemmaksi — eikä lasku juokse niinä kuukausina, kun projekti on tauolla.
Nämä toistuvat eniten pienissä projekteissa:
Tehtävät listataan näyttämättä mikä odottaa mitäkin. Aikataulu romahtaa heti kun yksi asia viivästyy, koska kukaan ei nähnyt että kolme muuta riippui siitä.
"Projektissa on riskejä" omana asiakirjanaan, jota ei avata. Kun riskiä ei ole kiinnitetty tehtävään, toimenpide jää tekemättä oikeaan aikaan — eikä TTL 10 §:n dokumentointivaatimus täyty.
Alussa tehty ja sitten unohdettu. Kolmen viikon päästä se ei vastaa todellisuutta, ja tiimi lakkaa käyttämästä sitä. Viisi minuuttia viikossa pitää sen elossa.
Sata tehtävää ensimmäisenä päivänä, joita kukaan ei jaksa ylläpitää. Aloita päävaiheista ja pilko ne tarkemmiksi sitä mukaa kun projekti konkretisoituu.
Projektisuunnitelma ei ole lakisääteinen sinänsä. Mutta jos projektiin osallistuu työntekijöitä, työn vaarojen arviointi on — ja se kannattaa dokumentoida osana suunnitelmaa.
Automaattinen Gantt 52 viikolle, Kanban-taulu, riskianalyysi 5×5, TTT-rekisteri ja kojelauta joka päivittyy itsestään — kaikki yhdessä tiedostossa, ilman makroja ja ilman kuukausimaksua.