Kuukauden lopussa raha oli loppu, eikä kumpikaan meistä osannut sanoa mihin se oli mennyt. Ei mihinkään isoon – juuri se oli ärsyttävää.
Kokeilin budjetointisovellusta. Se pyysi pääsyä tilitietoihini, luokitteli ostokset puolestani ja näytti värikkäitä kaavioita. Mutta jokin tökki: en oikein halunnut antaa kaikkia rahaliikkeitäni jollekin sovellukselle pilveen.
Lopulta tein sen mitä olisin voinut tehdä alusta asti: avasin tyhjän taulukon ja aloin kirjata tulot ja menot itse.
Yhtäkkiä näin sen mitä en ollut nähnyt.
Kotitalouden tilikirja ei ole monimutkainen – se on tapa nähdä mihin raha menee. Eikä siihen tarvita sovellusta joka lukee tilitietojasi. Excel tekee saman, ja tiedot pysyvät omassa tiedostossasi, sinun hallinnassasi.
Tässä oppaassa näytän miten rakennat tilikirjan Excelissä, mitä tunnuslukuja kannattaa seurata (kuten säästöaste), ja miten saldolaskenta ja kategoriaerittely toimivat automaattisesti. Lopuksi tiedät mihin rahasi menee – ilman että annat sitä tietoa kenellekään muulle.
Sisältö
Miksi seurata – ja miksi Excelissä
Suurin osa rahasta ei katoa yhteen isoon ostokseen. Se valuu pieninä puroina – kahveihin, tilauksiin, »ihan pieniin« hankintoihin – joita kukaan ei muista kun kuukausi on ohi. Seuranta tekee nuo purot näkyviksi, ja näkyvä meno on meno jonka voit valita uudelleen.
Miksi Excelissä eikä sovelluksessa? Kahdesta syystä. Ensinnäkin yksityisyys: budjetointisovellukset pyytävät usein pääsyn tilitietoihisi, kun taas Excel-tiedosto pysyy sinun koneellasi ja sinun hallinnassasi. Toiseksi joustavuus: voit muokata kategoriat ja näkymät juuri omaan elämääsi sopiviksi, et sovelluksen valmiiseen muottiin.
Eikä se vaadi kirjanpitotaitoja. Se vaatii taulukon oikeilla sarakkeilla ja viisi minuuttia viikossa.
Näin rakennat tilikirjan Excelissä
Tee yksi tapahtumataulukko
Yksi rivi per tapahtuma: päivä, kuvaus, kategoria, tulo tai meno. Käytä pudotusvalikkoa kategorialle, niin nimet pysyvät yhtenäisinä ja erittely toimii.
Aseta kategoriat ja viitebudjetti
Lista kategorioista (asuminen, ruoka, liikkuminen, vapaa-aika…) ja halutessasi kuukausibudjetti kullekin. Silloin näet ylittyykö jokin kategoria.
Laske saldo automaattisesti
Yksinkertainen kaava vähentää menot tuloista. Saldo päivittyy itsestään joka kerta kun lisäät rivin.
Tee kuukausi- ja vuosiraportti
Erittely kategorioittain näyttää minne raha todella menee. Vuositasolla näet trendit, et vain yksittäistä kuukautta.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa tilikirja-pohja →
Kaavat: saldo ja kategoriaerittely
Koko tilikirja nojaa kahteen kaavaan. Ensimmäinen pitää saldon ajan tasalla, toinen erittelee menot kategorioittain.
Saldo – paljonko jää kun menot on vähennetty tuloista.
Laskee yhden kategorian menot yhteen. Toista jokaiselle kategorialle, niin saat erittelyn.
Siinä koko mekaniikka. Kaikki muu – kuukausiraportti, vuosikatsaus, kaaviot – rakentuu näiden kahden päälle.
Tunnusluvut – säästöaste ja muut
Numerot herättävät henkiin kun tiivistät ne muutamaan tunnuslukuun. Tärkein kotitaloudelle on säästöaste: kuinka suuren osan tuloista saat jätettyä säästöön.
Kuinka suuri osa tuloista jää säästöön.
Mihin eniten rahaa todella menee.
Ylitykset kategorioittain.
Säästöaste on yksi luku, mutta se kertoo enemmän kuin koko tiliote. Kun näet sen joka kuukausi, talouden suunta muuttuu tunteesta mitattavaksi – ja mitattavaa on helppo parantaa.
Excel vai budjetointisovellus?
Budjetointisovelluksissa on aitoja etuja: ne hakevat tapahtumat automaattisesti tililtä ja luokittelevat ne puolestasi. Jos haluat täysin automaattisen seurannan etkä halua kirjata mitään käsin, ne ovat kätevä.
Mutta se automaatio maksaa kahdella tavalla: useimmat pyytävät pääsyn tilitietoihisi, ja sinä mukaudut sovelluksen valmiisiin kategorioihin. Excelissä kirjaat itse – mikä vie pari minuuttia viikossa – mutta tiedot pysyvät omassa hallinnassasi ja näkymä on juuri sinun. Useimmalle kotitaloudelle se on parempi vaihtokauppa kuin miltä se kuulostaa.
Yleiset virheet talouden seurannassa
Seuraa liian tarkasti ja luovuttaa
Sentin tarkkuus joka ostoksesta uuvuttaa. Riittää että kirjaat kategorian ja summan. Kestävä tapa voittaa täydellisen.
Epäjohdonmukaiset kategoriat
»Ruoka« ja »ruoka« lasketaan SUMMA.JOS:lle eri kategorioiksi. Käytä pudotusvalikkoa niin nimet pysyvät samoina.
Katsoo vain yksittäistä kuukautta
Yksi kuukausi voi olla poikkeus. Vuosikatsaus paljastaa todelliset tottumukset ja kausivaihtelut.
Pohja jota käytän tähän
Valmis tilikirja Excelissä automaattisella saldolaskennalla, 33 valmiilla kategorialla, näyttötaululla 7 tunnusluvulla, velkaseurannalla ja säästötavoitteilla sekä kuukausi- ja vuosiraporteilla. Kirjaat vain tulot ja menot – loput laskee itsensä. Ei makroja, ei tilausta, ei pääsyä tilitietoihisi.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Tilikirja Excelissä antaa saman kuin budjetointisovellus: tulot, menot, saldon, kategoriaerittelyn ja tunnusluvut. Erona on, että kirjaat tapahtumat itse ja tiedot pysyvät omassa tiedostossasi sen sijaan että antaisit pääsyn tilitietoihisi.
Saldo on SUMMA(tulot) − SUMMA(menot). Kategoriaerittelyyn käytät SUMMA.JOS-kaavaa, joka laskee yhden kategorian menot yhteen.
Säästöaste kertoo kuinka suuren osan tuloistasi saat säästöön: (tulot − menot) / tulot. Se on yksi luku joka tiivistää koko kuukauden talouden ja jota on helppo seurata kuukaudesta toiseen.
Yksityisyyden kannalta usein on: Excel-tiedosto pysyy omalla koneellasi, kun taas moni sovellus pyytää pääsyn tilitietoihisi pilveen. Tärkeintä on säilyttää tiedosto turvallisesti ja varmuuskopioida se.