Työvuorolista oli olemassa — kolme saraketta: nimi, päivä, tunnit. Tarkastaja pyytää työvuoroluettelon. Eri asia. Näyttää samalta, mutta lain mukaan siitä puuttui kaksi pakollista kenttää: vuoron alkamis- ja päättymisajat sekä lepoajat eriteltynä.
Työaikalaki (872/2019) tuli voimaan vuoden 2020 alussa ja uudisti koko työvuoroluetteloa koskevan sääntelyn. Laki velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään luetteloa — mutta ei määrää ohjelmistoa. Excel on täysin hyväksytty, kun oikeat kentät ovat mukana.
Tässä artikkelissa käymme läpi kentät, joita § 30 edellyttää, selitämme 11 tunnin vuorokausi- ja 35 tunnin viikkolepovaatimukset ja näytämme, miten Excel-työvuorolista rakentuu niin, että se täyttää lain vaatimukset ilman erillistä järjestelmää.
Vuonna 2020 voimaan tullut Työaikalaki (872/2019) korvasi aiemman lain (605/1996) ja tiukensi työvuoroluetteloa koskevia vaatimuksia. Työnantajan velvollisuus on yksiselitteinen:
Kolme asiaa nousee tästä esiin. Ensinnäkin luettelo on pakollinen — ei vapaaehtoinen käytäntö. Toiseksi sen on sisällettävä alkamis- ja päättymisajat, ei pelkästään tuntimääriä. Kolmanneksi lepoajat on eriteltävä erikseen — ei vain laskettava kokonaistyöaika.
Muutoksista työvuorolistaan on myös säännöt. Lista voidaan muuttaa vain perustellusta syystä tai työntekijän suostumuksella. Tämä tarkoittaa, että Excel-lista, johon muutokset jäävät näkyviin versiohistoriaan, on vahvempi dokumentaatio kuin järjestelmä, josta muutokset katoavat.
Alla on kaikki kentät, joita Tyosuojelu.fi ja Työaikalaki § 30 edellyttävät, sekä niitä vastaavat sarakkeet Excel-työvuorolistassa.
| Kenttä | Tila | Lain perustelu | Excel-sarake | Esimerkki |
|---|---|---|---|---|
| 1 Työntekijän nimi |
Pakollinen | Luettelo on henkilökohtainen — ei osasto- tai tiimitasoinen. Tarkastaja yhdistää jokaisen rivin nimettyyn henkilöön. | ASETUKSET · B2 | Matti Virtanen |
| 2 Päivämäärä |
Pakollinen | Viikko- ja jaksokohtaisen ylityön laskentaperusta. Ilman päivämäärää lepo- ja ylityörajoja ei voida tarkistaa. | Sarake B: Päivä | 14.03.2026 |
| 3 Vuoron alku- ja loppuaika |
Pakollinen | § 30 edellyttää nimenomaan kellonaikoja — pelkkä "8 h" ei riitä. Alku- ja loppuaika mahdollistavat vuorokausilevolaskennan. | C: Alku / D: Loppu | 07:00 / 15:30 |
| 4 Lepoajat eriteltynä |
Pakollinen | § 25 (vuorokausilepo) ja § 27 (viikkolepo) vaativat lepoaikojen kirjaamisen. Erittely osoittaa, että lain minimilepoajat on noudatettu. | E: Tauko / F: Lepo | 30 min / 11 h |
| 5 Ylityötunnit |
Suositeltu | § 19 ylityöraja 250 t/vuosi — seuranta on käytännössä mahdotonta ilman jatkuvaa kirjausta. Puuttuva seuranta voi johtaa tahattomaan lainrikkomukseen. | G: Ylityö (t) | 1,5 t |
| 6 Yötyö / sunnuntaityö |
Tarvittaessa | Pakollinen silloin, kun yötyötä (klo 23–06) tai sunnuntaityötä tehdään. Oikeuttaa korotukseen ja vaatii erityistä seurantaa. | H: Tyyppi (Y/S/–) | Y (yövuoro) |
Kenttä 4 — lepoajat eriteltynä — on käytännössä yleisin puutos tarkastuksissa. Pelkkä taukominuuttimäärä ei riitä: työvuoroluettelosta on käytävä ilmi sekä tauot että vuorokausilevojakso seuraavaan vuoroon. Tähän tarvitaan oma sarake tai laskentakaava, ei pelkkä kommentti.
Työaikalaki asettaa kaksi erillistä lepoaikavaatimusta, jotka molemmat on täytettävä samanaikaisesti. Niitä ei voi kompensoida toisillaan — lyhyt viikkolepo ei paikkauta rikottua vuorokausilepoa.
Viikko 13:n esimerkki paljastaa tyypillisen ongelman: molemmat rajat rikottiin samanaikaisesti. Vuorokausilepo jäi alle 11 tunnin ja viikkolepo jäi alle 35 tunnin. Ilman automaattista seurantaa kumpikaan ei välttämättä näy ennen kuin tarkastaja sitä pyytää.
Alla näkyy TAMMIKUU-arkin vuorokausilepukaava aktiivisena. Kaava laskee automaattisesti edellisen vuoron päättymisajan ja seuraavan alkamisajan välisen eron ja merkitsee varoituksen, jos lepo jää alle 11 tunnin.
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pv | Päivä | Alku | Loppu | Tauko | Lepo (11h?) | Ylityö(t) | Tyyppi |
| Ma | 02.01.2026 | 07:00 | 15:30 | 0:30 | — | =MAX(0,…) | – |
| Ti | 03.01.2026 | 07:00 | 23:00 | 0:30 | VAROITUS: 8.0 h | 7,0 t | – |
| Ke | 04.01.2026 | 07:00 | 15:30 | 0:30 | OK | =MAX(0,…) | – |
Tiistain rivi osoittaa ongelman: vuoro päättyi 23:00 ja seuraava alkoi 07:00 — vain 8 tunnin lepo. Excel merkitsee solun keltaiseksi ja kirjoittaa "VAROITUS: 8.0 h". Esimies näkee tilanteen heti, eikä tarvita erillistä tarkastusjärjestelmää.
Uusi Työaikalaki nosti ylityön enimmäismäärää 200 tunnista 250 tuntiin kalenterivuodessa. Muutos on työnantajalle etu — mutta seurantavelvoite ei poistunut. Ylitöitä ei saa teettää rajaa enempää, vaikka raja onkin korkeammalla.
Käytännössä ylityöseuranta on helppo lisätä Excel-työvuorolistaan: yksi SUMMA-kaava kerää kaikkien kuukausiarkien ylityötunnit yhteen DASHBOARD-arkille. Kun 80 % rajasta on täyttynyt (200 tuntia), Excel voi muuttaa solun väriä varoittavaksi.
Vuorokausilepo- ja viikkolepovaroitukset, 250 t/vuosi -seuranta, 30 työntekijää, suomalaiset pyhäpäivät. Ei makroja.