Huomasimme heiton pahimpaan mahdolliseen aikaan: keskellä inventaariota, iltana ennen kuin tilinpäätöksen piti olla valmis.
Päässä olevat luvut eivät täsmänneet hyllyillä olevien kanssa. Olimme myyneet tuotteita joiden luulimme olevan varastossa, ja meillä oli tavaraa jonka olimme unohtaneet omistavamme. Siitä tuli ilta laskimen kanssa, käsin laskien, ja epämukava tunne siitä että tilinpäätös nojasi arvauksiin.
Eräs toimittaja oli aiemmin yrittänyt myydä meille varastonhallintajärjestelmää reilusti yli tuhannella eurolla kuukaudessa. Kieltäydyimme – ja istuimme nyt siinä hieman kaduttaen.
Mutta ratkaisu ei ollut kallis järjestelmä. Se oli rakenne.
Rakensimme yksinkertaisen varastoluettelon Exceliin, jossa jokainen sisään- ja ulostulo kirjattiin sitä mukaa, ja saldo laski itsensä. Seuraavana vuonna inventaario vei murto-osan ajasta, ja luvut täsmäsivät. Ei siksi että ostimme ohjelmiston, vaan siksi että lakkasimme pitämästä varastoa päässämme.
Tässä oppaassa näytän miten rakennat sen luettelon Excelissä, mitä laki oikeasti vaatii inventaariolta ja arvostukselta, ja miten tiedät milloin yritys on kasvanut niin suureksi että WMS kannattaa. Lopuksi sinulla on varasto hallinnassa – ilman kuukausimaksua.
Sisältö
Varastoluettelo on muutakin kuin muistilista
Moni ajattelee varastoluetteloa käytännöllisenä muistilappuna – kiva tietää mitä on hyllyssä. Sitä se onkin. Mutta sillä on toinen, vakavampi tehtävä: se on tilinpäätöksesi perusta.
Varasto eli vaihto-omaisuus on tase-erä, ja sen arvo pitää pystyä osoittamaan. Ilman kunnollista yleiskuvaa siitä mitä sinulla on ja mitä se on arvoltaan, tilinpäätös nojaa löysiin arvioihin. Eikä se ole vain epäkäytännöllistä – se on vastoin sääntöjä.
Hyvä uutinen on, että jäsennelty varastoluettelo Excelissä riittää pienelle yritykselle aivan hyvin. Et tarvitse tuhansien eurojen järjestelmää tehdäksesi sen oikein. Tarvitset kiinteät rutiinit ja taulukon joka laskee oikein.
Mitä inventaario laissa vaatii
Tässä moni menee metsään: he luulevat että inventaario on jotain mitä tehdään jos ehtii. Ei ole. Varasto pitää inventoida ja arvostaa tilinpäätöspäivänä, joka tilikausi.
Inventaario tilinpäätöspäivänä
«Inventaario tarkoittaa yrityksen hallussa olevan vaihto-omaisuuden arvon laskemista tilinpäätöspäivänä. Inventaario on käytännössä usein pakollinen, koska kirjanpitoa ja verotusta koskevat säännökset edellyttävät, että varaston arvon muutokset ilmoitetaan tilinpäätöksessä ja veroilmoituksella.»
Lue lisää varaston arvostuksesta →Toisin sanoen: tilikauden lopussa koko varasto lasketaan fyysisesti, ja sekä määrä että arvo pitää pystyä dokumentoimaan. Itse arvostus on oma lukunsa – jos haluat syventyä menetelmiin (FIFO, painotettu keskiarvo) meillä on erillinen opas varaston arvostuksesta. Tässä keskitymme itse luetteloon ja prosessiin.
Näin rakennat varastoluettelon Excelissä
Kokoonpano nojaa yksinkertaiseen ideaan: et koskaan kirjaa saldoa suoraan. Kirjaat tapahtumia – mitä tulee sisään ja mitä lähtee ulos – ja annat Excelin laskea mitä on jäljellä.
Tee tuoterekisteri
Yksi rivi per tuote kiinteällä tuotenumerolla, nimellä, tuoteryhmällä, paikalla ja toimittajalla. Tämä on fakta jota vasten kaikki muu täsmää. Käytä pudotusvalikkoja, niin nimet ovat aina samat.
Tee tapahtumataulukko
Yksi rivi per tapahtuma: päivä, tuotenumero, tyyppi (sisään/ulos) ja määrä. Joka kerta kun jotain tulee tai lähtee, siitä tulee rivi tänne. Älä koskaan kirjoita yli – lisää vain.
Laske saldo kaavoilla
Tuoterekisteriin lisäät sarakkeen joka ottaa summa sisään miinus summa ulos per tuotenumero. Silloin luettelo näyttää aina oikean saldon ilman manuaalista laskentaa.
Aseta tilauslista
Sarake minimitasolla per tuote ja kaava joka merkitsee kaiken sen alle. Silloin näet sekunneissa mitä pitää tilata – ennen kuin loppuu.
Lisää yhteenveto ylimmäksi
Varaston kokonaisarvo, minimirajan alle jääneet tuotteet ja suurimmat erät. Nyt sinulla on sekä päivittäinen yleiskuva että inventaarion pohja samassa paikassa.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa varastoluettelo-pohja →
Kaava joka pitää saldon ajan tasalla
Koko luettelo nojaa yhteen kaavaan: SUMMA.JOS.JOUKKO (suomenkielinen nimi kaavalle SUMIFS). Se summaa kaikki yhden tuotenumeron tapahtumat, tyypin mukaan suodatettuna.
Saldo per tuote
Saldo on yksinkertaisesti kaikki mikä on tullut sisään, miinus kaikki mikä on lähtenyt ulos:
Summaa kaiken sisään ja vähentää kaiken ulos tuotenumerolle A2. Tulos on aina ajantasainen saldo.
Tilausvaroitus
Pieni varoitus joka kertoo kun saldo putoaa minimitason alle:
Suodata »Tilaa«, niin tilauslista on valmis.
Arvostus – alimman arvon periaate
Tieto siitä montako sinulla on, on vasta puoli työtä. Tilinpäätökseen tarvitset myös tiedon siitä mitä ne ovat arvoltaan – ja tässä on sääntö jota moni ei tunne.
Alimman arvon periaate – kolme arvoa
«Tilinpäätöksessä tulee valita alin seuraavista kolmesta: alkuperäinen hankintameno, tilinpäätöspäivän todennäköinen jälleenhankintameno ja tilinpäätöspäivän todennäköinen myyntihinta.»
Lue Tilisanomat →Suomessa et siis vertaa kahta arvoa vaan kolmea. Jos tuote on menettänyt arvoaan – epäkurantti, vaurioitunut tai jälleenhankintahinta laskenut – sitä ei merkitä täyteen ostohintaan. Valitset alimman. Näin se näyttää muutamalle tuotteelle:
| Tuote | Hankintameno | Jälleenhankinta | Myyntihinta | Arvo |
|---|---|---|---|---|
| Tuote A (kurantti) | 120 € | 125 € | 200 € | 120 € |
| Tuote B (hinta laskenut) | 300 € | 240 € | 320 € | 240 € |
| Tuote C (epäkurantti) | 90 € | 85 € | 40 € | 40 € |
Varastoluettelossa lisäät tämän yhtenä ylimääräisenä sarakkeena MIN-kaavalla. Silloin arvostus ei ole jotain mitä teet käsin määräpäivän iltana – se on valmiina taulukossa, inventaariota varten.
Excel vai WMS? Näin tiedät milloin on aika
En väitä että Excel on vastaus oli tilanne mikä tahansa. Suurelle, vilkkaalle varastolle WMS on kullan arvoinen. Pointti on vaihtaa silloin kun sinä olet kasvanut taulukosta ulos – ei silloin kun myyjä sanoo niin. Tässä on rehellinen raja:
| Tilanteesi | Excel riittää | Aika harkita WMS:ää |
|---|---|---|
| Tuotenumeroiden määrä | Muutamia satoja | Tuhansia, monta varianttia |
| Tapahtumia päivässä | Kourallinen | Satoja, useita kirjaajia |
| Varastopaikat | Yksi varasto | Useita varastoja tai paikkoja |
| Viivakoodi/skannaus | Manuaalinen kirjaus riittää | Tarvitset skannauksen ja reaaliaikaa |
| Integraatiot | Verkkokauppa päivitetään käsin | Tarvitset automaattisen kytkennän kauppaan/kirjanpitoon |
WMS-järjestelmät vaihtelevat pilvipohjaisista satojen eurojen kuukausimaksuista isoihin käyttöönottoprojekteihin. Tunnistatko itsesi vasemmasta sarakkeesta useimmilla riveillä? Silloin Excel ei ole hätäratkaisu – se on oikea työkalu. Jos nojaat oikealle monella rivillä, se on aito signaali siitä että WMS maksaa itsensä takaisin.
Yleiset virheet jotka sotkevat saldot
Useimmat varastoluettelot Excelissä eivät kaadu kaavoihin, vaan rutiineihin. Nämä toistuvat:
Muuttaa saldoa suoraan tapahtumien kirjaamisen sijaan
Sillä hetkellä kun ohitat saldon manuaalisesti, menetät jäljitettävyyden. Kirjaa aina sisään- tai ulosrivi – älä koskaan suoraan summaan.
Epäjohdonmukaiset tuotenumerot
»A-100« ja »A100« ovat kaavoille kaksi eri tuotetta. Käytä kiinteitä tuotenumeroita rekisteristä ja pudotusvalikkoja muualla.
Arvostaa kaiken ostohintaan
Epäkurantit tai arvoaan menettäneet tuotteet pitää alaskirjata alimman arvon periaatteen mukaan. Täydessä hinnassa tase on väärin.
Ohittaa fyysisen laskennan
Excel näyttää mitä pitäisi olla varastossa. Vain fyysinen inventaario näyttää mitä siellä oikeasti on. Niiden välinen ero on usein siellä missä löydät hävikin ja virheet.
Pohja jota käytän tähän
Valmis varastoluettelo Excelissä, jossa saldo lasketaan automaattisesti SUMIFS-kaavoilla, tilauslista täyttyy itsestään ja yhteenveto näyttää varaston arvon ja minimirajan alle jääneet tuotteet. Kirjaat vain sisään ja ulos – loput tapahtuu kaavoissa. Ei makroja, ei kuukausimaksua.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Pienelle yritykselle, jolla on muutamia satoja tuotenumeroita ja maltillinen tapahtumamäärä, jäsennelty varastoluettelo Excelissä antaa täyden hallinnan: automaattinen saldo, tilausvaroitus ja inventaarion pohja. WMS tulee tarpeelliseksi vasta suurilla volyymeilla, useilla varastoilla tai skannaustarpeessa.
Käytännössä kyllä. Varasto pitää inventoida ja arvostaa tilinpäätöspäivänä, koska kirjanpitoa ja verotusta koskevat säännökset edellyttävät varaston arvon ilmoittamista tilinpäätöksessä ja veroilmoituksella. Varastoluettelo Excelissä on täysin kelvollinen pohja.
Alimman arvon periaatteen mukaan: valitaan alin kolmesta arvosta – alkuperäinen hankintameno, todennäköinen jälleenhankintameno ja todennäköinen myyntihinta tilinpäätöspäivänä. Jos haluat syventyä menetelmiin FIFO ja painotettu keskiarvo, meillä on erillinen opas varaston arvostuksesta.
SUMMA.JOS.JOUKKO. Se summaa kaikki tapahtumat sisään ja vähentää kaikki tapahtumat ulos jokaiselle tuotenumerolle, jolloin saldo on aina oikein ilman manuaalista laskentaa.
Kun sinulla on tuhansia tuotenumeroita, paljon päivittäisiä tapahtumia, useita varastopaikkoja, tai tarvitset viivakoodiskannauksen ja automaattisen kytkennän verkkokauppaan ja kirjanpitoon. Siihen asti Excel on yleensä oikea – ja edullisin – valinta.