Sain rahastonhoitajan pestin pienessä urheiluseurassa eräänä syksynä, ja ensimmäinen asia, jonka edellinen hoitaja ojensi minulle, oli kenkälaatikollinen kuitteja.
Ei kirjanpito-ohjelmaa, ei tunnuksia mihinkään, ei edes kunnon Excel-tiedostoa. Vain laatikko ja toive, että saisin siitä jotenkin koottua tilinpäätöksen kevätkokoukseen mennessä. Kassassa oli rahaa, jäsenmaksuja oli tullut, ja jostain piti ilmestyä tuloslaskelma ja tase.
Ensimmäinen reaktioni oli, että nyt pitää ostaa ohjelma. Pyysin pari tarjousta, ja kuukausimaksut tuntuivat pienen yhdistyksen budjettiin nähden ihan kohtuuttomilta – etenkin kun tapahtumia oli vuodessa ehkä satakunta.
Lopulta tein koko hommat yhteen Excel-tiedostoon. Ja se riitti.
Kun ymmärsin, että yhdistyksen kirjanpito on käytännössä yksi looginen ketju – kassapäiväkirjasta tuloslaskelmaan ja sieltä taseeseen – kaikki loksahti paikalleen. En tarvinnut ohjelmistoa. Tarvitsin rakenteen ja muutaman kaavan, jotka tekivät laskennan puolestani. Seuraavana vuonna tilinpäätös oli kasassa muutamassa illassa, ei viikoissa.
Tässä oppaassa näytän, miten rakennat yhdistyksen kirjanpidon Excelissä ilman ohjelmistoa, mitä laki oikeasti vaatii kirjanpidolta ja tilinpäätökseltä, ja milloin kannattaa harkita maksullista ohjelmaa. Lopuksi sinulla on toimiva malli – ilman kuukausimaksua.
Sisältö
Onko yhdistys kirjanpitovelvollinen?
Tämä on se kohta, jossa moni uusi rahastonhoitaja erehtyy: ajatellaan, että pieni yhdistys voi vain pitää kirjaa siitä, paljonko tilillä on rahaa. Ei voi. Kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus, ja se koskee jokaista rekisteröityä yhdistystä – ihan kokoon katsomatta.
Kirjanpitolaki 1 luku 1 § – Kirjanpitovelvollisuus
«Tämän lain mukaan kirjanpitovelvollisia ovat: 1) avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö ja muu yksityisoikeudellinen oikeushenkilö…»
Yhdistys on siis nimenomaisesti mainittu kirjanpitovelvollisten joukossa. Velvollisuus alkaa heti, ei vasta jonkin liikevaihtorajan jälkeen.
Lue Finlexistä →Käytännössä tämä tarkoittaa kahta asiaa. Ensinnäkin kaikki rahaliikenne on kirjattava – tulot ja menot, jäsenmaksut, avustukset, tapahtumakulut. Toiseksi tilikauden lopussa on laadittava tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot.
Hyvä uutinen on, että laki ei missään kohtaa vaadi tiettyä ohjelmaa. Se vaatii, että kirjanpito on järjestelmällistä, todennettavissa ja säilytetty. Sen voi tehdä Excelissä yhtä hyvin kuin kalliilla ohjelmistolla – kunhan rakenne on kunnossa.
Mitä laki vaatii yhdistyksen kirjanpidolta
Yhdistyksen kirjanpitoa ohjaa kaksi lakia rinnakkain: kirjanpitolaki kertoo, miten kirjataan ja säilytetään, ja yhdistyslaki sanoo, milloin tilinpäätös on oltava valmis ja kuka sen hyväksyy.
Tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa
Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi päättyy 31.12., tilinpäätöksen on oltava valmis huhtikuun loppuun mennessä. Tilinpäätös katsotaan laadituksi, kun hallitus on sen allekirjoittanut.
Lue PRH:n ohje →Tilinpäätös ei siis ole tyylikäs lisuke, vaan määräaikaan sidottu velvoite. Ja jotta sen ehtii laatia ajoissa, kirjanpidon on oltava juoksevasti ajan tasalla läpi vuoden – ei kasattuna kenkälaatikkoon viime tippaan.
Pienimmille yhdistyksille on tullut helpotus, joka kannattaa tietää.
Olen tästä eri mieltä kuin moni kirjanpito-ohjelmistoa myyvä taho: en usko, että pienen yhdistyksen pitäisi maksaa kuukausimaksua vain «varmuuden vuoksi». Jos tapahtumia on muutama sata vuodessa ja toiminta on suoraviivaista, hyvin rakennettu Excel täyttää lain vaatimukset täysin – ja jättää enemmän rahaa itse toimintaan.
Koko kirjanpito on yksi ketju
Tämä oli minulle se oivallus, joka muutti kaiken. Yhdistyksen kirjanpito ei ole kasa irrallisia tehtäviä. Se on yksi ketju, jossa jokainen vaihe syöttää seuraavaa:
| Vaihe | Mitä se tekee | Mistä tieto tulee |
|---|---|---|
| Kassapäiväkirja | Jokainen tulo ja meno omalle rivilleen päivämäärällä ja tilillä | Kuitit, tiliote, jäsenmaksut |
| Tuloslaskelma | Tuotot miinus kulut tiliryhmittäin → tilikauden tulos | Summataan kassapäiväkirjasta |
| Tase | Varat ja velat tilikauden lopussa | Loppusaldot + tilikauden tulos |
Kun tämä ketju on rakennettu kerran oikein, et koskaan kirjaa mitään kahteen kertaan. Kirjaat tapahtuman kassapäiväkirjaan, ja tuloslaskelma sekä tase päivittyvät itsestään. Juuri tätä yksikään yleisopas verkossa ei näytä – ne puhuvat tuloslaskelmasta ja taseesta käsitteinä, mutta eivät kerro, miten ne syntyvät yhdestä taulukosta.
Näin rakennat sen Excelissä
Rakenne lepää yhden idean varassa: et kirjaa koskaan saldoa suoraan. Kirjaat tapahtumia, ja Excel laskee saldot puolestasi. Näin pääset alkuun.
Tee tililuettelo ja asetukset
Yksi välilehti, jossa luettelo tileistä: jäsenmaksut, avustukset, tapahtumatuotot, vuokrat, tarvikkeet ja niin edelleen. Tämä on selkäranka, johon kaikki muu viittaa. Käytä pudotusvalikoita, jotta tilien nimet ovat aina samat.
Rakenna kassapäiväkirja
Yksi rivi per tapahtuma: päivämäärä, selite, tili, tulo ja meno. Jokainen kuitti ja tiliotteen rivi tulee tänne. Älä koskaan kirjoita saldon päälle – lisää aina uusi rivi.
Kytke tuloslaskelma kaavoilla
Tuloslaskelmaan tulee tilikohtaiset summat, jotka haetaan suoraan kassapäiväkirjasta SUMMA.JOS.JOUKKO-kaavalla. Tuotot miinus kulut antaa tilikauden tuloksen automaattisesti.
Kokoa tase
Vastaavaa-puolelle pankkitilin ja kassan loppusaldo, vastattavaa-puolelle oma pääoma ja tilikauden tulos. Kun tulos tulee tuloslaskelmasta, tase menee tasan – ja näet heti, jos jokin ei täsmää.
Lisää jäsenmaksuseuranta ja talousarvio
Erillinen välilehti, joka seuraa kuka on maksanut ja vertaa toteumaa talousarvioon kuukausittain. Näin näet yhdellä silmäyksellä, ollaanko budjetissa ja ketkä jäsenet ovat vielä rästissä.
Haluatko kaiken valmiiksi kytkettynä? Lataa yhdistyksen kirjanpitopohja →
Kaavat, jotka laskevat puolestasi
Koko ketju nojaa kahteen kaavaan: SUMMA.JOS.JOUKKO (eli SUMIFS) summaa tapahtumat tilikohtaisesti, ja JOS (eli IF) hoitaa pienet tarkistukset. Sen kummempaa tekniikkaa et tarvitse.
Tilikohtainen summa tuloslaskelmaan
Tuloslaskelman kukin rivi hakee oman tilinsä summan kassapäiväkirjasta:
Summaa kaikki tilin A2 (esim. «Jäsenmaksut») tulot tai kulut kassapäiväkirjasta. Yksi kaava per tuloslaskelman rivi.
Tilikauden tulos
Tulos on yksinkertaisesti tuotot miinus kulut:
Tämä luku siirtyy sellaisenaan taseen vastattavaa-puolelle. Jos se on positiivinen, yhdistyksellä jäi ylijäämää.
Täsmäytyksen tarkistus
Pieni vahti, joka kertoo heti, jos tase ei mene tasan:
Jos solu näyttää «Tarkista», jokin kirjaus puuttuu tai on väärällä puolella. Tämä säästää tunnin etsimistä tilinpäätösiltana.
Säilytysajat ja tositteet
Kirjanpito ei pääty siihen, että tilinpäätös on allekirjoitettu. Aineisto on säilytettävä – ja säilytysajat ovat pidempiä kuin moni luulee.
Kirjanpitolaki 2 luku 10 § – Säilytysaika
Kirjanpitokirjat, tilinpäätökset, toimintakertomukset ja tililuettelot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Lue Finlexistä →Käytännössä: tilinpäätös-PDF ja koko Excel-tiedosto kannattaa pitää tallessa kymmenen vuotta, ja skannatut kuitit kuusi. Tässä Excel on itse asiassa kätevä – tallennat tiedoston ja varmuuskopion pilveen, ja koko vuosi on yhdessä paketissa, ei sirpaleina eri palveluissa.
| Velvollisuus | Mitä se tarkoittaa | Peruste |
|---|---|---|
| Kirjanpitovelvollisuus | Kaikki rahaliikenne kirjattava järjestelmällisesti | Kirjanpitolaki 1:1 § |
| Tilinpäätös | Tuloslaskelma, tase ja liitetiedot 4 kk:n kuluessa | Yhdistyslaki |
| Säilytys | Tilinpäätös 10 v, tositteet 6 v | Kirjanpitolaki 2:10 § |
Excel vai kirjanpito-ohjelmisto?
En väitä, että Excel on aina oikea vastaus. Isolle yhdistykselle, jolla on palkattua henkilöstöä, ALV-velvollisuutta ja satoja tapahtumia kuukaudessa, ohjelmisto maksaa itsensä takaisin. Pointti on vaihtaa silloin, kun sinä olet kasvanut ulos taulukosta – ei silloin, kun myyjä niin sanoo. Tässä rehellinen raja:
| Tilanteesi | Excel riittää | Aika harkita ohjelmistoa |
|---|---|---|
| Tapahtumia vuodessa | Muutamasta sataan | Tuhansia, useita kuukaudessa |
| ALV-velvollisuus | Ei ALV-velvollinen | ALV-velvollinen, ilmoitukset usein |
| Kirjaajia | Yksi rahastonhoitaja | Useita kirjaajia, käyttöoikeudet |
| Pankkiyhteys | Tiliote kirjataan käsin | Tarvitset automaattisen tiliotetuonnin |
| Toiminnan laajuus | Avustuksilla pyörivä seura | Liiketoimintaa, palkkoja, varastoa |
Tunnistatko itsesi vasemmasta sarakkeesta useimmilla riveillä? Silloin Excel ei ole hätäratkaisu – se on oikea työkalu. Jos taas nojaat oikealle monella rivillä, ohjelmisto alkaa maksaa itsensä takaisin ajansäästönä.
Yleiset virheet yhdistyksen kirjanpidossa
Useimmat Excel-kirjanpidot eivät kaadu kaavoihin, vaan rutiineihin. Nämä toistuvat vuodesta toiseen:
Saldoa muutetaan suoraan tapahtumien kirjaamisen sijaan
Sillä hetkellä kun kirjoitat saldon päälle käsin, jäljitettävyys katoaa. Kirjaa aina tapahtumarivi kassapäiväkirjaan – älä koskaan suoraan loppusummaan.
Epäjohdonmukaiset tilien nimet
«Jäsenmaksu» ja «Jäsenmaksut» ovat kaavalle kaksi eri tiliä. Käytä tililuetteloa ja pudotusvalikoita, niin summat osuvat aina oikeaan riviin.
Tilinpäätös jätetään viime tippaan
Neljän kuukauden määräaika tulee nopeasti vastaan, jos kirjanpitoa ei pidetä juoksevasti ajan tasalla. Kirjaa tapahtumat sitä mukaa kun niitä tulee, niin tilinpäätös on lähes valmis jo tilikauden lopussa.
Aineisto hävitetään liian aikaisin
Tositteet on säilytettävä kuusi vuotta ja tilinpäätös kymmenen. Varmuuskopioi Excel-tiedosto ja skannatut kuitit pilveen heti tilinpäätöksen valmistuttua.
Tase ei mene tasan eikä sitä tarkisteta
Jos vastaavaa ja vastattavaa eivät täsmää, jokin kirjaus puuttuu. Pieni JOS-tarkistuskaava paljastaa tämän heti, ennen kuin tilintarkastaja tekee sen puolestasi.
Pohja, jota itse käytän tähän
Valmis yhdistyksen kirjanpito Excelissä, jossa kassapäiväkirja, tuloslaskelma ja tase on jo kytketty toisiinsa SUMMA.JOS.JOUKKO-kaavoilla. Kirjaat vain tapahtumat – tuloslaskelma, tase ja jäsenmaksuseuranta päivittyvät itsestään. Yhdeksän toisiinsa linkitettyä taulukkoa, ei makroja, ei kuukausimaksua.
Usein kysyttyä
Kyllä. Laki ei vaadi tiettyä ohjelmaa, vaan järjestelmällistä ja todennettavaa kirjanpitoa. Pienelle yhdistykselle, jolla on muutamasta sataan tapahtumaa vuodessa, hyvin rakennettu Excel täyttää kirjanpitolain ja yhdistyslain vaatimukset täysin – kassapäiväkirja, tuloslaskelma ja tase yhdessä tiedostossa.
On. Kirjanpitolain 1 luvun 1 § mainitsee yhdistyksen nimenomaisesti kirjanpitovelvollisten joukossa. Velvollisuus alkaa heti rekisteröinnistä, ei vasta jonkin tulorajan jälkeen, ja se sisältää myös tilinpäätöksen laatimisen tilikauden lopussa.
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi päättyy 31.12., tilinpäätöksen on oltava valmis huhtikuun loppuun mennessä. Se katsotaan laadituksi, kun hallitus on allekirjoittanut sen, ja sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot.
Kirjanpitolain 2 luvun 10 § mukaan tilinpäätös ja kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
SUMMA.JOS.JOUKKO (englanniksi SUMIFS). Se summaa kassapäiväkirjan tapahtumat tilikohtaisesti, joten jokainen tuloslaskelman rivi päivittyy automaattisesti, kun kirjaat uuden tapahtuman. Tilikauden tulos saadaan vähentämällä kulut tuotoista.