Offerten låg på 78 000 kronor första året. Sedan en löpande licens per anställd, varje månad, för all framtid.
Vi var fjorton personer på företaget. Det vi behövde veta var egentligen enkelt: vem kan vad, hur bra, och var saknar vi kompetens om någon slutar. HR-systemet vi tittade på kunde det — och femhundra andra saker vi aldrig skulle använda. Säljaren kallade det "en investering i medarbetarresan".
Vi tackade nej och byggde en kompetensmatris i Excel på en eftermiddag i stället. Den har gjort exakt det vi behövde i tre år nu.
Det dyraste systemet är det du betalar för men inte använder.
Många små och medelstora företag står inför samma val. Man vill kartlägga teamets kompetens, men det enda som dyker upp i sökningen är antingen gratismallar som inte räknar något, eller HR-plattformar som kostar mer än de smakar. Mitten — en strukturerad matris som faktiskt visar gap och utbildningsbehov — får man bygga själv.
I den här guiden visar jag exakt hur du bygger en kompetensmatris i Excel: vilken skala du ska använda, hur du gör en gap-analys som markerar var utbildning behövs, och hur du håller den levande utan ett enda HR-system.
Efter att ha provat ett par egna varianter landade jag till slut i den här färdiga Excel-mallen — med heatmap, gap-analys och utbildningsplan redan uppsatta från start.
Ett HR-system kan vara helt rätt — när du har flera hundra anställda, en HR-avdelning som äger processen, och behöver knyta ihop lön, rekrytering, utvecklingssamtal och kompetens i ett flöde. Då betalar integrationen igen sig.
Problemet är att samma system säljs in till företaget med tjugo anställda och ingen HR-avdelning. Där blir det mesta av funktionaliteten oanvänd, och kostnaden — ofta per anställd, per månad — fortsätter ticka oavsett.
För kompetenskartläggning specifikt behöver du egentligen bara tre saker: en lista på kompetenser som spelar roll, en skala för att bedöma nivå, och ett sätt att se var gapen finns. Inget av detta kräver en molnplattform.
Det är här Excel kommer in. Inte som en nödlösning, utan som rätt verktyg för rätt storlek. En matris med formler gör gap-analysen automatiskt, en heatmap gör nivåerna läsbara på en sekund, och filen ägs av dig — inte av en leverantör vars prismodell kan ändras nästa år.
En kompetensmatris är inte en lista över vad folk kan. Den är ett beslutsunderlag. Skillnaden ligger i vad den hjälper dig att svara på.
Enligt myndigheternas guide på verksamt.se är poängen att jämföra resultatet mot företagets mål och kompetensbehov — alltså inte bara dokumentera nuläget, utan ställa det mot vad verksamheten faktiskt behöver. Det är den jämförelsen som gör matrisen användbar.
En väl byggd matris svarar på fyra frågor:
Den fjärde frågan är den som ofta glöms. En matris som bara visar nuläge är en inventering. En matris som kopplar gap till en utbildningsplan är ett verktyg. Det är den kopplingen — matris → gap → utbildning — som hela strukturen ska bygga på.
En sak att bestämma tidigt: skalan. En skala 1–5 fungerar bäst i praktiken — 1 grundläggande, 3 självständig, 5 expert som kan lära andra. Men skalan är värdelös om nivåerna inte har konkreta beskrivningar. "3 i Excel" måste betyda samma sak för alla som fyller i, annars jämför du äpplen med päron.
Det här är skillnaden mellan en platt tabell med siffror och något du faktiskt kan läsa av. När varje nivå färgkodas blir styrkor och luckor synliga direkt — och en gap-rad längst ner visar var det behövs en insats. Så här ser den ut med målnivå 4:
| Medarbetare | Excel | Projektledning | Avtalsrätt | Engelska | Snitt |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna L. | 5 | 4 | 2 | 4 | 3,8 |
| Johan B. | 3 | 2 | 1 | 5 | 2,8 |
| Sara M. | 4 | 5 | 3 | 3 | 3,8 |
| Erik N. | 2 | 3 | 1 | 4 | 2,5 |
| Kompetensgap | OK | OK | Kritiskt | OK | — |
Läs av kolumnen Avtalsrätt: tre av fyra ligger på 1–3, ingen når målnivån, och gap-raden flaggar "Kritiskt". Det är ett tydligt sårbarhetsläge — om Sara, som ligger högst, försvinner, står teamet utan. Det syns på en sekund här, men aldrig i en lista med bara siffror.
Snittkolumnen säger däremot mindre än man tror. Anna och Sara har samma snitt (3,8), men helt olika profiler. Snitt döljer gap — det är därför kolumnvis avläsning per kompetens spelar större roll än medarbetarens medelvärde.
Strukturen som gör matrisen användbar bygger på att gap-analysen är en formel, inte något du räknar för hand. Då uppdateras allt automatiskt när en nivå ändras.
Gap = målnivå (från Inställningar) minus medarbetarens nivå. Positivt värde = kompetensgap.
| A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|
| Medarbetare | Kompetens | Nivå | Mål | Gap |
| Anna L. | Avtalsrätt | 2 | 4 | 2 |
| Sara M. | Avtalsrätt | 3 | 4 | 1 |
| Johan B. | Avtalsrätt | 1 | 4 | 3 |
Färgsättningen i heatmappen sköts av villkorsstyrd formatering — du målar inte cellerna för hand. Markera nivåkolumnen, lägg in en färgskala röd → grön, och varje ny inmatning färgas automatiskt. När du ändrar en 2:a till en 4:a byter cellen färg direkt.
Utbildningsplanen blir nästa steg: en flik som hämtar raderna med störst gap och listar dem som prioriterade insatser. En enkel formel kan flagga "Utbildning behövs" så snart gapet överstiger ett bestämt värde.
Flaggar automatiskt de kompetenser där gapet är 2 eller mer — de hamnar överst i utbildningsplanen.
| Kompetens | Största gap | Status |
|---|---|---|
| Avtalsrätt | 3 | Utbildning behövs |
| Projektledning | 2 | Utbildning behövs |
| Excel | 0 | OK |
Frågan är inte vilket som är "bäst" i absoluta termer, utan vad som räcker för din situation. Här är de skillnader som faktiskt avgör:
| Aspekt | Kompetensmatris i Excel | HR-system (SaaS) |
|---|---|---|
| Kostnad | Engångskostnad eller gratis mall | Löpande per anställd/månad eller årslicens |
| Tid att komma igång | Under en timme med färdig mall | Implementering, import, utbildning |
| Anpassning | Full — du styr varje kolumn och formel | Begränsad till leverantörens modell |
| Gap-analys | Med formler och villkorsstyrd formatering | Inbyggd, ofta mer avancerad |
| Lämpligt för | Små och medelstora team utan HR-avdelning | Stora organisationer med HR-processer |
| Dataägande | Filen är din, lokalt eller i din molnlagring | Data ligger hos leverantören |
För ett stort bolag med hundratals anställda och integrerade HR-flöden vinner systemet. För ett team som vill veta vem som kan vad och var gapen finns, gör Excel jobbet till en bråkdel av kostnaden — och du slipper en prenumeration som löper vidare även de år du knappt öppnar verktyget.
De här återkommer oftast och gör att matrisen tappar värde:
En skala 1–5 där ingen vet vad "3" betyder. Då blir bedömningarna subjektiva och matrisen ojämförbar. Varje nivå behöver en mening som beskriver vad den innebär.
Utan ett mål per kompetens går det inte att räkna gap. Då blir matrisen en inventering, inte ett beslutsunderlag. Målnivån är det som gör gap-analysen möjlig.
Femtio rader som ingen orkar bedöma. Börja med de tio till tolv kompetenser som faktiskt är affärskritiska — resten kan läggas till senare.
En kartläggning från 2023 beskriver inte teamet 2026. Utan en återkommande uppdatering — gärna i årshjulet — blir den snabbt missvisande.
Var och en av dessa går att undvika redan vid uppsättningen, och en färdig mall har de flesta av besluten inbyggda.
En kompetensmatris är inte lagstyrd — det finns ingen paragraf som kräver den. Däremot finns vägledning från officiellt håll om hur kartläggningen bör göras.
Den har heatmap 1–5, gap-analys med formler, utbildningsplan och en dashboard — allt uppsatt från start, utan makron och utan licens som löper vidare.