Revisionen gällde ett avdrag på 9 400 kronor för tjänsteresor. Körjournalen fanns — ett Excel-ark med datum, rutter och kilometertal. Det enda som saknades var kolumnen för ändamål. Skatteverket nekade hela avdraget. Inte för att journalen var falsk, utan för att ett obligatoriskt fält systematiskt saknades.
Det är ett vanligt scenario. De flesta som för körjournal vet att den behövs — men inte exakt vilka sju fält Skatteverket kontrollerar. Resultatet blir en journal som ser komplett ut men faller på en enda kolumn vid revision.
Den goda nyheten är att Skatteverket inte kräver en viss app eller ett visst system. Excel är fullt godkänt. Det enda som avgör är om rätt fält finns med och om journalen förs löpande. Den här artikeln visar precis vilka fält det handlar om — och vad som händer om ett av dem saknas.
Rätten till avdrag för tjänsteresor med privatbil regleras i Inkomstskattelagen (IL) 12 kap. 37 §. Avdraget är 25 kronor per mil — men det förutsätter att du kan styrka resorna med dokumentation. Körjournalen är det enda bevis Skatteverket accepterar.
Vid en kontroll tittar Skatteverket inte bara på om journalen existerar, utan på om de sju specifika fälten finns med för varje resa. Saknas ett fält konsekvent — till exempel ändamålet — kan handläggaren underkänna journalen i sin helhet, även om övriga fält är korrekta.
Formatkravet är däremot fritt. Skatteverket ställer inga krav på om journalen förs i Excel, på papper, i en app eller i ett affärssystem. Det är innehållet, inte verktyget, som avgör om avdraget godkänns.
Nedan visas alla sju fält Skatteverket kräver, med motivering, tillhörande Excel-kolumn och — unikt för den här genomgången — vad som händer om fältet saknas.
| Fält | Status | Skatteverkets motivering | Excel-kolumn | Godkänt exempel | Konsekvens om fältet saknas |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 Datum |
Obligatoriskt | Kopplar resan till en specifik dag. Underlag för att verifiera att journalen är löpande förd. | A: Datum | 2026-03-14 | Kan inte verifiera periodisering → hela perioden underkänns |
| 2 Startmätarställning |
Obligatoriskt | Bevis på faktiskt körda kilometer. Utan mätarställning kan Skatteverket inte kontrollera att miltalet stämmer. | B: Start (km) | 48 320 km | Kmtal kan inte verifieras → avdrag nekas vid revision |
| 3 Slutmätarställning |
Obligatoriskt | Tillsammans med startmätaren ger slutmätaren det faktiska antalet körda kilometer per resa. | C: Slut (km) | 48 463 km | Kmtal kan inte beräknas → avdrag nekas |
| 4 Antal körda km |
Obligatoriskt | Direkt beräkningsunderlag för milersättningen. Bör vara en formel (slut–start) för att undvika manuella fel. | D: Km =C-B | 143 km | Avdragsbeloppet kan inte beräknas |
| 5 Färdväg (från–till) |
Obligatoriskt | Styrker att resan var affärsmässig och att sträckan är rimlig. "Kontor–Göteborg" räcker; exakt adress behövs inte. | E: Från / F: Till | Stockholm – Göteborg | Skatteverket kan ifrågasätta resans existens |
| 6 Ändamål / syfte |
Obligatoriskt | Det vanligast saknade fältet. Bevisar att resan var tjänsterelaterad. "Kundmöte", "leverans" eller "installation" är tillräckliga beskrivningar. | G: Ändamål | Kundmöte Volvo AB | Hela journalen kan underkännas — avdrag nekas i sin helhet |
| 7 Förarens namn |
Obligatoriskt | Knyter körjournalen till en specifik skattskyldig. Nödvändigt när fordonet delas av flera anställda. | INSTÄLLNINGAR · B2 | Anna Lindqvist | Journalen kan inte kopplas till rätt person → avdrag nekas |
Fält 6 — ändamålet — är det fält som fäller flest avdragsansökningar. Det är inte intuitivt att "Göteborg–Stockholm" inte räcker; Skatteverket behöver också veta varför resan gjordes. En kort beskrivning på tre till fem ord är tillräcklig.
Milersättningen för tjänsteresor med privatbil är 25 kronor per mil (10 km) enligt IL 12 kap. 37 §. Det innebär att varje registrerad resa automatiskt genererar ett avdragsunderlag — förutsatt att körjournalen är komplett.
I Excel-körjournalen beräknas ersättningen per rad med formeln =AVRUNDA((C4-B4)/10*INSTÄLLNINGAR!$B$5;2) — där B5 innehåller milersättningssatsen (25). Byter Skatteverket sats uppdateras samtliga rader automatiskt med ett enda cell-byte.
En välfungerande körjournal i Excel behöver fyra ark för att täcka Skatteverkets krav och ge en meningsfull årsöversikt. Nedan visas KÖRJOURNAL-arket med milersättningsformeln aktiv:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Datum | Start(km) | Slut(km) | Km | Från | Till | Ändamål | Ersättning |
| 2026-03-14 | 48 320 | 48 463 | =C4-B4 | Stockholm | Göteborg | Kundmöte | 357,50 kr |
| 2026-03-17 | 48 463 | 48 591 | =C5-B5 | Stockholm | Uppsala | Leverans | 320,00 kr |
| Summa | =SUMMA(D4:D100) | =SUMMA(H4:H100) |
Slutmätarställningen på rad 2 hämtar automatiskt startvärdet från föregående rad, vilket minimerar inmatningsfel och säkerställer en kontinuerlig mätarhistorik — precis vad Skatteverket förväntar sig av en löpande förd journal.
Körjournalen är räkenskapsinformation och omfattas av Bokföringslagens arkiveringskrav. Det innebär att den inte kan raderas när deklarationen är lämnad in.
Räkenskapsinformation ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. En körjournal från 2026 ska alltså sparas till och med 31 december 2033. Formatet spelar ingen roll — Excel-filen, en utskriven PDF eller ett pappersexemplar är alla godkända.
I praktiken innebär detta att en körjournal i Excel bör exporteras till PDF i slutet av varje år och sparas i en namngiven mapp (t.ex. korjournal_2026_anna_lindqvist.pdf). Det skyddar mot att formler eller formatering förändras om Excel-versionen byts.
Löpande förd, 25 kr/mil inbyggt, månads- och årssammanfattning, tjänsteresa vs. privat. Redo för revision.