Två projekt skulle starta samma vecka, och båda räknade med samma utvecklare. Ingen hade sett det förrän måndagen kom.
Vi hade koll på scheman — vem som jobbade vilka dagar. Men ingen hade koll på kapaciteten: hur mycket varje person redan var inbokad på, tvärs över projekten. Resultatet blev att en person var bokad till 140 procent medan en annan satt med halva veckan ledig, och vi upptäckte det först när det redan var för sent att flytta något.
Det tog en eftermiddag att rätta till. Det hade tagit fem minuter att se i förväg.
Ett schema visar vem som jobbar. Resursplanering visar om det går ihop.
Det här är skillnaden många missar. Man tror att ett schema räcker, men ett schema svarar inte på om teamets samlade kapacitet räcker till alla projekt. För det behövs resursplanering — och tvärtemot vad leverantörerna av bemanningssystem gärna antyder, behöver du inget dyrt system för att komma igång. Excel räcker långt, och en färdig mall gör jobbet på en timme.
I den här guiden visar jag hur du planerar teamets kapacitet och beläggningsgrad i Excel, ser överbokning innan den inträffar — och var gränsen går för när Excel inte längre räcker.
Efter att ha försökt bygga egna versioner gick jag till slut över till den här färdiga resursplaneringsmallen — heatmap för beläggningsgrad och kapacitetsanalys per person och vecka var redan klart.
Det är lätt att blanda ihop de två, men de svarar på olika frågor. Ett schema visar vem som jobbar när — pass, tider, dagar. Resursplanering visar hur teamets kapacitet fördelas mellan projekt och uppgifter, och var det blir för mycket eller för lite.
Du kan ha ett perfekt schema och ändå köra över kapaciteten. Schemat säger att Anna jobbar måndag till fredag. Det säger ingenting om att hon redan är inbokad på tre projekt som tillsammans kräver mer än en heltid. Den krocken syns bara i en resursplan.
Därför löser inte en schemamall det här problemet, och därför är det en egen sak att planera. Du planerar kapacitet, inte närvaro — och måttet du gör det med heter beläggningsgrad.
Beläggningsgrad är hur stor del av en persons tillgängliga kapacitet som redan är inplanerad. Räknesättet är enkelt: planerade timmar delat med tillgänglig kapacitet för perioden.
Det avgörande är att räkna på rätt grund. Tillgänglig kapacitet är inte en hel arbetsvecka rakt av — den ska ta hänsyn till sysselsättningsgrad, antal arbetsdagar i veckan, röda dagar och planerad frånvaro. En person på 80 procent som har en semesterdag har inte 40 timmars kapacitet den veckan, och då blir 30 timmars inbokning redan en hög beläggning.
Det här är poängen med planerad frånvaro: lägger du in semester, internt arbete och röda dagar i kapaciteten, blir beläggningsgraden ärlig. Utan det ser veckan ledig ut på papperet medan personen i praktiken redan är fullbokad.
Siffror i en tabell döljer problemet; en stapel visar det direkt. När varje persons beläggning ritas mot en linje för 100 procent kapacitet, ser du på en sekund vem som är överbokad och vem som har utrymme. Så här en vanlig vecka:
Anna sticker ut direkt: 40 procent över sin kapacitet, med den röda delen långt förbi 100-strecket. Samtidigt har Carina halva veckan ledig. Lösningen syns lika tydligt som problemet — flytta en uppgift från Anna till Carina, så ligger båda under 100 procent. Det är hela poängen med resursplanering: att se den flytten innan veckan börjar, inte efteråt.
I mallen är det här en heatmap som uppdateras automatiskt när du fyller i timmarna. Du behöver inte räkna procenten för hand — formeln gör det, och färgen talar om var du ska titta.
Strukturen bygger på att beläggningsgraden är en formel som hämtar kapaciteten från en inställningsflik — då räcker det att uppdatera timmarna, och färgerna följer med.
Beläggningsgrad per person och vecka. Värden över 100 % färgas rött med villkorsstyrd formatering.
| Medarbetare | Kapacitet | Planerat | Beläggning |
|---|---|---|---|
| Anna | 40 h | 56 h | 140 % |
| Björn | 40 h | 38 h | 95 % |
| Carina | 32 h | 16 h | 50 % |
Kapaciteten på inställningsfliken är där du lägger in sysselsättningsgrad och frånvaro. Carina står på 32 timmar, inte 40, eftersom hon jobbar 80 procent — och då blir hennes beläggning rättvisande. Ändrar du en frånvaro där, räknas hela veckan om.
Tillgänglig kapacitet räknas ut från sysselsättningsgrad och planerad frånvaro — inte en hel vecka rakt av.
| Medarbetare | Syss.grad | Frånvaro | Kapacitet |
|---|---|---|---|
| Anna | 100 % | 0 h | 40 h |
| Carina | 80 % | 0 h | 32 h |
| David | 100 % | 8 h | 32 h |
En ärlig artikel måste säga båda delarna. Excel löser resursplanering bra för de flesta mindre team — men det finns en gräns.
Tecknen på att Excel börjar ta slut är konkreta: uppdateringar sker bara för hand, besluten bygger på gamla siffror, och en enda person håller hela arket i huvudet. Då — men först då — är det dags att titta på ett dedikerat verktyg.
De här återkommer oftast och gör att planen ljuger:
Att sätta 40 timmars kapacitet på en person som jobbar 80 procent eller har semester. Då ser veckan ledig ut fast den är fullbokad, och överbokningen syns aldrig.
Varje projekt ser bra ut för sig självt. Krocken uppstår först när samma person räknas in i flera projekt samtidigt — och det syns bara i en personvy.
Semester, kurser och internt arbete tar kapacitet men läggs sällan in. Utan dem blir beläggningsgraden för låg och du lovar bort timmar som inte finns.
En plan som inte rörs efter måndagen stämmer inte på onsdagen. Resursplanering är färskvara — en kort avstämning i veckan håller den användbar.
Det mesta av tiden i resursplanering går inte åt till att bygga arket, utan till att tänka. Med strukturen på plats är det här som tar tid — och det är inte mycket.
Sju sammankopplade blad med heatmap för beläggningsgrad, kapacitetsanalys per person och vecka och sex automatiska diagram — för upp till 15 medarbetare och 10 projekt. Inga makron.