Inspektören lade undan sin penna och tittade upp. "Har ni protokoll från er senaste skyddsrond?" Verksamhetschefen nickade, gick till arkivet och kom tillbaka med en pärm. Inuti låg ett ifyllt formulär — från 2021. Fem år gammalt, utan underskrifter, utan åtgärdsuppföljning. Det räckte inte.
Föreläggandet kom tre veckor senare. Sanktionsavgiften hamnade i sexsiffrig nivå. Och det märkliga, det som verksamhetschefen fortfarande tänker på, är att en ordentlig skyddsrond egentligen inte är särskilt svår att göra. Det är dokumentationen som brister — för att ingen har ett system.
Den här guiden visar hur du planerar, genomför och dokumenterar skyddsronden utan att anlita någon extern — med fokus på det praktiska verktyget, inte bara teorin om vad som ska dokumenteras.
Checklista per område, avvikslista och åtgärdsplan — klar att fylla i direkt.
Vad är en skyddsrond och vem måste göra den?
En skyddsrond är en strukturerad genomgång av arbetsplatsen för att identifiera risker, brister och avvikelser i den fysiska och organisatoriska arbetsmiljön. Det är inte en brandövning och inte heller ett medarbetarsamtal — det är en systematisk inspektion med syfte att förebygga ohälsa och olycksfall.
Alla arbetsgivare som lyder under Arbetsmiljölagen är skyldiga att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Skyddsronden är ett av kärnverktygen i det arbetet. Det gäller oavsett om du driver ett litet café med tre anställda eller en produktionsanläggning med hundra.
Skyddsombudet — om det finns ett — har laglig rätt att delta. I praktiken är det klokt att alltid bjuda in skyddsombudet, dels för att det stärker legitimiteten, dels för att det är svårare för Arbetsmiljöverket att ifrågasätta protokollet när båda parter signerat.
Vad händer utan dokumentation?
Det finns en viktig distinktion att göra: att göra en skyddsrond och att dokumentera den är två olika saker. Många arbetsgivare genomför faktiskt skyddsronder regelbundet — men glömmer att skriva ner det, eller gör det på lösa lappar som sedan försvinner.
Problemet är att Arbetsmiljöverket vid inspektion inte kan ta del av vad du minns. De kan bara granska vad som är nedskrivet. Och om det inte finns ett protokoll, räknas det juridiskt sett som att skyddsronden inte har genomförts.
Konsekvenserna kan bli:
- Föreläggande om att åtgärda brister inom en viss tid
- Sanktionsavgift som sätts utifrån verksamhetens storlek och allvar
- Vite om föreläggandet inte följs
- I allvarliga fall: förbud mot att bedriva verksamhet
Utöver Arbetsmiljöverket kan bristande dokumentation också bli ett problem vid en eventuell olycka. Om en medarbetare skadar sig och det saknas skyddsrondsprotokoll som visar att risken var känd — eller okänd — hamnar bevisbördan på arbetsgivaren.
Vad kräver lagen?
AFS 2023:1 — Systematiskt arbetsmiljöarbete
Föreskriften kräver att arbetsgivaren regelbundet undersöker arbetsförhållandena och bedömer risker. Undersökningen ska dokumenteras skriftligt. Skyddsronden är det praktiska verktyget för att uppfylla detta krav.
Läs AFS 2023:1 hos Arbetsmiljöverket →Arbetsmiljölagen 3 kap. 2§
Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att uppnå detta. Åtgärderna ska dokumenteras skriftligt.
Läs AML hos Riksdagen →En detalj som många missar: AFS 2023:1 anger inte hur ofta skyddsronden ska genomföras. Det är arbetsgivarens ansvar att bedöma frekvensen utifrån verksamhetens risknivå. För ett kontor kan en gång per år räcka. För en byggarbetsplats eller ett lager bör det ske oftare — kvartalsvis är en vanlig riktlinje i riskfyllda branscher.
Steg för steg — genomför skyddsronden själv
Planera och kalla in rätt personer
Bestäm datum och kalla till skyddsrond minst en vecka i förväg. Skyddsombudet ska alltid erbjudas att delta — det är en laglig rättighet, inte ett val. Tänk även på att ta med relevant enhetschef eller ansvarig för respektive område.
Förbered checklistan per område
Dela upp arbetsplatsen i logiska zoner: kontor, lager, produktion, gemensamma utrymmen, uteområde. Gå igenom föregående protokolls öppna avvikelser — de ska följas upp nu. Excel-mallen har förinställda kontrollpunkter för varje area.
Genomför ronden — notera allt
Gå fysiskt igenom varje zon. Notera observationer i realtid, inte efteråt. Klassificera varje avvikelse: Hög risk (H), Medelhög (M) eller Låg (L). Ta gärna foton med mobiltelefonen som bilaga till protokollet — det stärker dokumentationen avsevärt.
Fyll i åtgärdsplan med ansvarig och datum
För varje avvikelse: vem är ansvarig, vad är åtgärden, och vilket datum ska det vara klart? Hög risk kräver kortare tidsfrist. En åtgärdsplan utan ansvarig person och datum är i praktiken ingen åtgärdsplan.
Signera, spara och följ upp
Protokollet ska signeras av deltagarna. Spara det digitalt och lägg gärna en påminnelse i kalendern för uppföljning om ungefär en månad. Det finns inget lagstadgat krav på exakt lagringstid, men rekommendationen är minst 3–5 år — det gör att ni kan visa historik om Arbetsmiljöverket ber att se dokumentationen.
Skyddsrondsprotokoll i Excel
En välstrukturerad Excel-mall för skyddsrond behöver inte vara komplicerad. Det viktiga är att den täcker rätt information och att det faktiskt går snabbt att fylla i den under ronden — annars används den inte.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Område | Observation | Risk (H/M/L) | Åtgärd | Ansvarig | Klart datum |
| 2 | Kontor | Kabeltrassel vid skrivbord | M | Kabelhantering, tejp | Anna K. | 2026-04-15 |
| 3 | Lager | Hyllor överbelastade sektion B | H | Avlasta, max 200 kg/hylla | Erik L. | 2026-04-01 |
| 4 | Utrymning | Nödutgångsskylt saknas, port 3 | H | Sätt upp godkänd skylt | Fastighet | 2026-03-31 |
Klassar risknivå och ger automatisk rekommendation om åtgärdstid.
Skyddsrondsprotokoll — översikt per område
Nedan är ett exempel på hur protokollet kan se ut strukturerat per zon. Statusfärgen ger en snabb bild av läget:
| Område | Observation | Risk | Åtgärd | Ansvarig | Klart |
|---|---|---|---|---|---|
| Kontor | Kabeltrassel vid 3 arbetsplatser | M | Kabelhantering + tejp | Anna K. | 15 apr |
| Lager | Hyllor överbelastade (sektion B) | H | Avlasta omedelbart, max 200 kg | Erik L. | 1 apr |
| Produktion | Skyddsglasögon saknas vid station 4 | H | Beställ och sätt upp dispenser | Prod.chef | 31 mar |
| Utrymningsvägar | Nödutgångsskylt saknas, port 3 | H | Montera godkänd skylt | Fastighet | 31 mar |
| Personliga skyddsmedel | Säkerhetsvästar är trasiga (2 st) | L | Beställ nya vid nästa inköp | Lagerchef | 30 apr |
Det är en enkel struktur — men den täcker exakt det som Arbetsmiljöverket efterfrågar. Observera att alla tre risknivåerna representeras: det är inte ett tecken på en dålig arbetsplats, utan på en noggrann skyddsrond.
Vanliga misstag vid skyddsronden
-
01
Protokollet signeras aldrig
Utan underskrifter kan Arbetsmiljöverket ifrågasätta om skyddsronden faktiskt genomfördes. Alla deltagare ska signera, inklusive skyddsombudet om det deltog.
-
02
Åtgärdsplanen saknar ansvarig eller datum
En notering om att "kablar ska ordnas" utan att det framgår vem och när är inte en åtgärdsplan. Det är en önskelista. Utan tydlig ansvarsfördelning händer ingenting.
-
03
Föregående avvikelser följs inte upp
Varje skyddsrond bör börja med att gå igenom vad som stod i protokollet från förra gången. Om samma avvikelse dyker upp tre gånger i rad utan åtgärd är det ett allvarligt problem — och ett som syns tydligt vid inspektion.
-
04
Skyddsombudet bjuds inte in
Det är inte bara en artighetsgest — det är en rättighet enligt AML 6 kap. 4§. Om skyddsombudet inte kallas, eller om det finns ett och arbetsgivaren inte vet om det, kan hela skyddsronden ifrågasättas.
-
05
Protokollet förvaras bara lokalt — och försvinner
En pärm i ett arkiv är inte säkerhetskopierat. Spara alltid skyddsrondsprotokoll digitalt, gärna i minst två ställen. Arbetsmiljöverket kan begära se protokoll från de senaste åren.
Skyddsrondsprotokoll klart att fylla i
Checklista per område, automatisk riskklassificering, åtgärdsplan och signaturrad — strukturerad enligt AFS 2023:1.
Vanliga frågor om skyddsrond
Lagen anger ingen exakt frekvens — det är arbetsgivarens ansvar att bedöma utifrån verksamhetens risknivå. För kontor räcker vanligtvis en gång per år. I riskfyllda branscher som bygg, industri och lager rekommenderas kvartalsvis. Viktigt är att det dokumenteras varje gång.
Arbetsgivaren eller dennes representant ska alltid delta. Skyddsombudet har laglig rätt att medverka enligt AML 6 kap. 4§ och ska alltid erbjudas att delta. Det är också klokt att ta med enhetschefer och medarbetare från det aktuella området.
Nej. Lagen kräver dokumenterad skyddsrond, inte att den genomförs av extern konsult. Med en strukturerad Excel-checklista kan arbetsgivaren eller HR göra den helt på egen hand och uppfylla alla krav i AFS 2023:1.
Arbetsmiljöverket kan vid inspektion utfärda föreläggande med sanktionsavgift. Avsaknad av skyddsrondsprotokoll är ett av de vanligaste avviken vid tillsyn. Sanktionsavgiften sätts utifrån verksamhetens storlek och avvikelsens allvar.
Det finns inget lagstadgat minimikrav, men rekommendationen är minst 3–5 år. Det gör att ni kan visa historik vid Arbetsmiljöverkets inspektion och följa upp återkommande avvikelser mellan ronder.
I akuta situationer med omedelbar fara kan skyddsombudet tillfälligt stoppa arbete enligt AML 6 kap. 7§. Om skyddsrond saknas men det inte finns omedelbar fara kan skyddsombudet begära åtgärder och vända sig till Arbetsmiljöverket om arbetsgivaren inte agerar.
Källor och referenser
- Arbetsmiljöverket — AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete (läst mars 2026)
- Riksdagen — Arbetsmiljölag (1977:1160) (läst mars 2026)
- Arbetsmiljöverket — Om skyddsrond (läst mars 2026)